Rezervační systém pro hotely a penziony na míru: 30 důvodů (a kdy se nevyplatí)

01Krátká odpověď: kdy se hotelu nebo penzionu vyplatí vlastní systém

• Většina rezervací chodí přes portály. Provizi platíte i za stálé hosty, kteří by u vás rezervovali i napřímo, a jejich kontakty nemáte.
• Obsazenost hlídáte ve třech kalendářích. Web, Booking a Airbnb se synchronizují ručně a jednou za čas se pokoj prodá dvakrát.
• Recepce přepisuje údaje hostů. Do evidenční knihy, do domovní knihy, do Ubyportu a do přehledu poplatku z pobytu, pokaždé zvlášť.
• Prodáváte víc než pokoj. Balíčky s polopenzí, wellness, vouchery, firemní pobyty a skupiny se skládají z e-mailů a tabulek.
• Od ledna 2027 nechcete platby opisovat ručně. EET 2.0 se týká plateb na recepci kartou, QR kódem i hotově a do roku 2028 se připravuje registr e-Turista.

02Přímé rezervace a prodej: důvody 1 až 8

1. Přímé rezervace bez provize. Booking.com výši provize veřejně neuvádí. Na stránkách pro partnery píše jen, že procento „závisí na zemi, typu ubytování a smlouvě“. Konkrétní čísla ukazují smlouvy veřejných subjektů v registru smluv z roku 2019: 15 % u pražské rezidence a 13 % u hotelu v Dobrušce. Provize se podle těchto smluv počítá z ceny včetně snídaní, polopenze a dalších služeb a podle Bookingu ve většině zemí i z DPH. Airbnb má pro hotely, apartmány se službami a hostitele s rezervačním softwarem povinný jednotný poplatek, většinou 15,5 %, který si strhne z vaší výplaty. Na vlastním webu platíte jen platební bránu: u Comgate je to v běžném tarifu 1 % ze spotřebitelské karty, u GoPay 0,95 %.

Poctivě je potřeba dodat, že portál za provizi přivádí hosty, kteří by vás jinak nenašli. Vlastní web proto Booking nenahrazuje, ale přebírá ty, kdo vás už znají nebo si vás najdou na Googlu. Modelově: penzion, který z Bookingu převede na vlastní web 20 rezervací měsíčně po 5 000 Kč, ušetří při provizi 15 % a poplatku brány 1 % zhruba 14 000 Kč měsíčně. Po odečtení správy systému za 3 000 Kč měsíčně se první modul za 90 000 Kč vrátí zhruba za osm měsíců. U neplátce DPH vyjde návratnost skoro stejně: modul i správa jsou o DPH dražší, ale o DPH z provize Bookingu ušetří víc. Při deseti převedených rezervacích měsíčně to trvá necelé dva roky. Pokud ještě nemáte channel manager, připočtěte jeho měsíční poplatek.

2. Nižší cena na vlastním webu je výslovně dovolená. Evropská komise určila Booking.com 13. května 2024 jako takzvaného gatekeepera podle nařízení o digitálních trzích a od listopadu 2024 musí plnit jeho povinnosti. Podle čl. 5 odst. 3 nařízení nesmí bránit ubytovatelům nabízet stejné pokoje na jiných portálech nebo na vlastním webu za jiné ceny nebo podmínky. Odůvodnění nařízení (recitál 39) upřesňuje, že zákaz se týká i opatření se stejným účinkem, například vyšší provize nebo vyřazení nabídky. Booking sám na stránce programu Preferred uvádí, že požadavek na konkurenceschopnou cenu neplatí v zemích bez parity, mezi které patří celý Evropský hospodářský prostor. V Česku navíc ÚOHS uložil Booking.com pokutu 8 336 000 Kč, pravomocnou od roku 2019, za takzvanou širokou paritu v letech 2009 až 2015. Systém na míru umí nastavit cenu nebo výhodu pro přímou rezervaci, třeba snídani zdarma, a hlídat ji u každého termínu.

3. Jedna dostupnost pro web, Booking i Airbnb. Když se pokoj prodá dvakrát, žádá Booking podle svých pravidel, aby ubytovatel uhradil hostovi přestěhování jinam, a od páté takové situace za 12 měsíců si navíc účtuje provizi i z rezervace, která se neuskutečnila. Ručně přitom pořád pracuje hodně hotelů: podle evropské studie HOTREC 2026, jak ji popsal portál Tageskarte, spravovalo v roce 2025 prodejní kanály ručně 23 % hotelů. Systém drží jeden kalendář pokojů a s portály se synchronizuje přes channel manager, jakmile vznikne nebo se zruší rezervace. Napojení se přitom nepíše od nuly: například Channex nabízí vývojářům hotové rozhraní k portálům za poplatek od 130 USD měsíčně plus 7 USD za každý hotel.

4. Zálohy a karta jako záruka podle pravidel. Opsat si číslo karty do poznámky nestačí. Podle výkladu Evropské komise, který zveřejnil evropský bankovní úřad EBA, musí host při uložení karty jako záruky pro pozdější poplatek, třeba za nedojezd, projít silným ověřením u své banky a s pozdějším stržením výslovně souhlasit. Ani blokace částky na kartě zálohu nenahradí: u online plateb drží podle dokumentace Stripe obvykle jen 7 dní. Systém proto bere zálohu jako skutečnou platbu přes bránu s ověřením, uloží souhlas hosta se storno podmínkami a zálohu spáruje s rezervací.

5. Storno podmínky, které host odsouhlasil předem. Bez předem sjednaného storna musí podle občanského zákoníku ubytovatel při předčasném zrušení prokazovat, že nemohl zabránit škodě (§ 2330). Zákonné čtrnáctidenní odstoupení se na ubytování k určitému datu nevztahuje (§ 1837 písm. j). Platí tedy vaše podmínky, a ty musí host vidět ve formuláři a dostat v potvrzení. Pokud je storno poplatek sjednaný jako smluvní pokuta, může ho soud při nepřiměřené výši snížit (§ 2051). Vyplatí se to i proto, že přímí hosté ruší méně: podle evropské studie HOTREC 2026, jak ji popsal oborový portál Tageskarte, uvedly hotely průměrné storno 9,1 % u rezervací z vlastního webu a 19,0 % u Booking.com.

6. Celková cena hned, včetně poplatku z pobytu. Podle občanského zákoníku musí host před uzavřením smlouvy znát celkovou cenu včetně všech daní a poplatků, nebo aspoň způsob jejího výpočtu (§ 1811 odst. 2 písm. c). Systém spočítá cenu za celý pobyt i s poplatkem z pobytu podle věku hostů a sazby vaší obce, takže na recepci nepřijde žádné překvapení.

7. Balíčky, vouchery a doplňkové služby bez provize. Pobyt s polopenzí, wellness víkend, pozdní check-out, parkování nebo dárkový poukaz. Přes portál z nich platíte provizi taky: smlouvy Booking.com z registru smluv ji počítají i z poplatků za snídani, polopenzi, pozdní check-out nebo přistýlky. Na vlastním webu je doprodej bez provize. Systém zároveň rozpočítá cenu balíčku do sazeb DPH: ubytování má sníženou sazbu 12 % (zákon o DPH, příloha č. 2) a u balíčku se službami s různými sazbami se základ daně stanoví poměrně (§ 36 odst. 9).

8. Firmy a skupiny na fakturu. Firemní klient má sjednanou cenu, jeho lidé si rezervují sami a firma dostane jednu fakturu za měsíc. Skupina na školení má blokované pokoje a termín, do kterého je může bez poplatku uvolnit. Podle výkladu ministerstva financí se v EET 2.0 eviduje jen ta část ceny, kterou host zaplatí kontaktně, třeba kartou na recepci. Co firma uhradí převodem z kanceláře, se neeviduje. Systém to rozliší u každé platby sám.

03Hosté a komunikace: důvody 9 až 15

9. Online check-in místo vyplňování na recepci. Host vyplní údaje už doma. Zákon o místních poplatcích přesně říká, co musí evidenční kniha obsahovat: den příjezdu a odjezdu, jméno, adresu, datum narození, číslo a druh dokladu a výši poplatku nebo důvod osvobození (§ 3g). Knihu lze vést výslovně i elektronicky, zápisy musí být trvalé a v časovém pořadí a uchovávají se 6 let od posledního zápisu. Systém z online check-inu takovou knihu vede sám a nedovolí záznam potichu přepsat.

10. Žádné kopírování občanek. Zákon chce jen údaje z dokladu. Pořídit kopii občanského průkazu bez souhlasu držitele zakazuje zákon o občanských průkazech (§ 39) a za porušení hrozí pokuta až 10 000 Kč. Podle ÚOOÚ může ukládání kompletních kopií dokladů do evidence porušovat zásadu minimalizace podle GDPR. Systém proto ukládá jen pole, která zákon vyžaduje.

11. Pokyny k příjezdu a kód ke dveřím přijdou samy. Potvrzení rezervace, platební údaje k záloze, den předem pokyny k příjezdu a kód ke dveřím nebo schránce na klíče. U hotových systémů se taková automatizace často platí po kusech: například Previo v aplikaci pro hosty účtuje 3 Kč za online check-in a od 1,5 Kč za SMS před příjezdem. V systému na míru platíte jen samotnou SMS bránu a hlavně si určíte, co a kdy hostovi přijde: vlastní text, kód přesně z vašeho zámku a pokyny podle typu pokoje. Jak nastavit zprávy, aby neobtěžovaly, rozebíráme v článku Notifikace a e-maily v aplikaci.

12. Žádost o hodnocení po odjezdu, ale podle pravidel. Hodnocení na Googlu nebo na portálu rozhoduje o dalších rezervacích a e-mail „Jak se vám u nás líbilo?“ je lákavá automatizace. Úřad pro ochranu osobních údajů ale ve výroční zprávě za rok 2025 opakuje, že hodnotící dotazníky jsou obchodní sdělení. Hostům, kteří u vás byli, je poslat můžete. Zpráva ale musí být označená jako obchodní sdělení a host musí mít možnost ji odmítnout už při rezervaci i v každé další zprávě. Rozesílatele hodnotících dotazníků má úřad v kontrolním plánu na rok 2026, letos je tedy cíleně kontroluje.

13. Stálí hosté rezervují rovnou u vás. Podle ČSÚ tvoří v penzionech 80 % hostů lidé z Česka. To jsou hosté, kteří to k vám mají blízko, mluví vaším jazykem a snadno se vrátí, pokud jim dáte důvod. Portál o ně stojí taky: Booking.com ve výroční zprávě za rok 2025 píše, že v jeho mobilní aplikaci se v roce 2025 rezervovalo kolem 55 % nocí, většinou napřímo, a chce dál zvyšovat podíl přímých rezervací. Myslí tím ovšem přímé rezervace u sebe. Slevu v jeho věrnostním programu Genius přitom podle Bookingu platí ubytovatel. Podle Eurostatu má na webu obsah pro stálé hosty jen 9,61 % českých ubytovatelů s aspoň deseti zaměstnanci. Systém pozná stálého hosta, nabídne mu jeho oblíbený pokoj a výhodu za přímou rezervaci.

14. Hosta z portálu smíte oslovit napřímo. Podle čl. 5 odst. 4 nařízení o digitálních trzích musí Booking.com ubytovatelům bezplatně umožnit komunikovat s hosty získanými přes platformu, nabízet jim vlastní podmínky a uzavírat s nimi smlouvy i mimo platformu. Osobní údaje hostů z platformy ale dostanete jen s jejich souhlasem (čl. 6 odst. 10) a dál platí GDPR. Systém při příjezdu nabídne hostovi z portálu, aby se přihlásil k vašim novinkám, a souhlas uloží.

15. Souhlasy hostů, které obstojí při kontrole. Nabídku podzimního pobytu smíte bez souhlasu poslat jen hostovi, který si u vás pobyt koupil, týká se vašich vlastních obdobných služeb a měl možnost to odmítnout už při rezervaci i v každé zprávě (§ 7 zákona 480/2004 Sb.). Ostatním jen s prokazatelným souhlasem. Za hromadné nebo opakované rozesílání bez souhlasu dává zákon pokutu až 10 milionů korun. Systém u každého hosta uloží, kdy a kde souhlas dal nebo odmítl, a odhlášeným nic dalšího nepošle.

04Recepce a provoz: důvody 16 až 23

16. Hlášení cizinců přímo ze systému. Ubytování cizince musíte policii oznámit do 3 pracovních dnů a podnikatel to musí dělat elektronicky přes Ubyport (§ 102 zákona o pobytu cizinců). Za nesplnění hrozí podnikateli pokuta až 50 000 Kč. Hotelům policie sama doporučuje automatické propojení, kdy jsou data „odesílána automaticky přímo z rezervačního nebo hotelového systému“, a u této webové služby dodává: „Nutný zásah tvůrce vašeho programu.“ Přesně to je práce pro systém na míru. A není jí málo: podle ČSÚ přijelo v roce 2025 z 23,6 milionu hostů 10,9 milionu ze zahraničí.

17. Poplatek z pobytu a evidenční kniha se počítají samy. Poplatek z pobytu se podle zákona o místních poplatcích počítá za noci (den příjezdu se nezapočítává) a platí jen u pobytů do 60 po sobě jdoucích dnů u jednoho ubytovatele. Sazbu do 50 Kč za osobu a noc stanoví každá obec sama (§ 3a až 3e). Osoby mladší 18 let jsou osvobozené. Praha 1 například chce přehled za uplynulý měsíc do 15. dne následujícího měsíce a noci pobytu přes konec měsíce se musí rozdělit do správných měsíců. Systém spočítá poplatek z data narození a délky pobytu a měsíční přehled připraví jedním klikem.

18. Připraveno na registr e-Turista. Termíny e-Turisty se několikrát posunuly a předchozí novela Sněmovnou neprošla. Ministerstvo pro místní rozvoj 14. září 2026 poslalo do připomínkového řízení nový návrh s účinností od 1. ledna 2028. Podle něj by se host do registru zapisoval do 24 hodin a lhůta pro hlášení cizinců by se zkrátila ze 3 pracovních dnů na 24 hodin. Důvodová zpráva konstatuje, že podnikatelé už dnes údaje často exportují „přímo ze svého provozního informačního systému“, a jako hlavní obsah prováděcí vyhlášky uvádí „definici API rozhraní pro hotelové systémy“. Jde zatím o návrh. Systém, který má údaje hostů na jednom místě, ale půjde na registr napojit, jakmile ministerstvo zveřejní technická pravidla.

19. Úklid a údržba v mobilu. Průměrný host zůstává podle ČSÚ jen 2,51 noci, takže se pokoje často střídají. Pokojská vidí v telefonu dnešní odjezdy a příjezdy, označí pokoj jako uklizený a nahlásí rozbitý fén s fotkou. Recepce hned ví, který pokoj může předat dřív, a údržba má závady v jednom seznamu místo na lístečcích.

20. Ceny podle sezóny a obsazenosti. Podle ČSÚ bylo v roce 2025 v hotelech a penzionech obsazeno v lednu jen 32,8 % pokojů, v srpnu 57,0 %. Systém umí měnit ceny podle termínu a obsazenosti, nabízet balíčky na slabé měsíce a minimální délku pobytu o víkendech. Jen pozor na rozdíl mezi cenou podle termínu a cenou upravenou konkrétnímu hostovi algoritmem: tu musíte hostovi podle § 1820 občanského zákoníku oznámit.

21. Chata nebo apartmán bez recepce. Host dostane kód ke dveřím nebo schránce až po zaplacení a vyplnění online check-inu, kód platí jen po dobu pobytu. U cizinců počítejte s tím, že vám podle § 103 zákona o pobytu cizinců musí předložit cestovní doklad a podepsat přihlašovací tiskopis, systém vám proto připomene, koho je potřeba při příjezdu potkat. Majitel vidí v mobilu, kdo přijel, a nemusí kvůli předání klíčů jezdit přes půl republiky.

22. Víc objektů v jednom systému. Evidenční knihu musíte vést za každé zařízení zvlášť (§ 3g zákona o místních poplatcích) a apartmány v různých obcích mají různé sazby poplatku. Systém drží objekty odděleně kvůli úřadům, ale obsazenost, ceny a hosty vidíte dohromady. Další objekt pak znamená jen nové nastavení stejného softwaru.

23. Systém podle vašeho domu. Podle ČSÚ bylo v roce 2025 v Česku 10 012 hromadných ubytovacích zařízení, z toho 4 210 penzionů s průměrně zhruba deseti pokoji. Penzion s restaurací, horský hotel s wellness, kemp s chatkami a městské apartmány fungují každý jinak. Hotový software je nastavený na průměrný dům a vaše zvláštnosti se v něm obcházejí poznámkami. Systém na míru kopíruje to, jak pracujete: balíčky, storno pravidla, firemní ceny i rozpis úklidu.

05Peníze, data a zákony: důvody 24 až 30

24. EET 2.0 přímo ze systému. Prezident podepsal zákon o evidenci tržeb 17. září 2026 a povinnost začíná 1. ledna 2027. Obor ubytování žádnou výjimku nemá. Vyvázat se může jen podnikatel v paušálním režimu, který se přihlásí k přirážce zprošťující evidence (EET OFF), a mimo evidenci zůstává i příjem z čistého pronájmu bytu. Eviduje se každá kontaktní platba, tedy i karta a QR platba na recepci, a hotovost vždy. Platba předem přes bránu na webu a převod z domova se neevidují. Záloha a doplatek se podle ministerstva financí evidují každá zvlášť, jen pokud jsou kontaktní. Kauce se eviduje až ve chvíli, kdy se z ní něco použije, a u voucheru se eviduje jeho prodej, ne uplatnění. Za nezaslání údajů hrozí pokuta až 500 000 Kč. Systém, který zná původ každé platby, rozhodne o evidenci sám.

25. Správná sazba DPH na každé položce. Ubytování má sníženou sazbu 12 %. Hotel s restaurací ale od 1. ledna 2027 navíc přenastaví sazby nápojů: podle schváleného zákona o EET 2.0 bude ve stravovacích službách 12 % na všechny nealkoholické nápoje, alkohol zůstane na 21 %. Když má sazbu každá položka v systému a balíček se rozpočítá sám, změníte 1. ledna jedno nastavení a ceník v noci na Silvestra přepisovat nemusíte.

26. DPH z provize portálu, o které malé penziony nevědí. Podle informace Generálního finančního ředitelství se neplátce DPH, kterému zahraniční platforma účtuje provizi, stává takzvanou identifikovanou osobou. Musí se do 15 dnů registrovat a z provize přiznat a zaplatit DPH bez nároku na odpočet. Provize 15 % tak neplátce reálně stojí zhruba 18 % z ceny pobytu. A podle směrnice ViDA budou platformy od 1. července 2028 (stát smí začátek odložit nejpozději na 1. ledna 2030) odvádět DPH za krátkodobé ubytování do 30 nocí samy, pokud jim ubytovatel nedá DIČ nebo neprohlásí, že daň odvede sám. Malé podniky může stát z tohoto pravidla vyjmout. U rezervací na vlastním webu nic z toho neplatí.

27. Faktury a účetnictví bez přepisování. Faktura pro firmu, zálohová faktura pro skupinu nebo daňový doklad k záloze vzniknou z rezervace a do účetního programu odejdou automaticky. Jak propojení přes rozhraní funguje, rozebíráme v článku Propojení systémů přes API.

28. Přehled, kolik vám který kanál opravdu nechá. Kolik nocí přišlo přes web, kolik přes Booking a kolik po telefonu, jaká byla průměrná cena a kolik zůstalo po provizích, slevách a storno poplatcích. Podle všeobecných podmínek Booking.com, které jsou součástí smlouvy z roku 2019 v registru smluv, přitom pořadí ve výsledcích hledání závisí i na výši provize a ubytovatel ho může ovlivnit „změnou procenta provize“. Bez vlastních čísel se nedá rozhodnout, jestli se vyšší provize za lepší pozici vyplatí.

29. Data hostů v bezpečí. Evidenční kniha i domovní kniha se uchovávají 6 let a obsahují čísla dokladů. Na jejich zabezpečení se vztahuje čl. 32 GDPR. Systém běží v cloudu v EU, zálohuje se automaticky a každý vidí jen to, co potřebuje: pokojská odjezdy, recepce hosty, účetní faktury. Víc o tom píšeme v článku Bezpečnost dat v systémech na míru.

30. Moduly přidáváte postupně. U nás se nejčastěji začíná přímou rezervací na webu, protože šetří provize od prvního dne. Potom přijde online check-in s evidencí a Ubyportem, úklid, firmy a skupiny, vouchery a ceny, všechno nad stejnými daty.

06Pět situací, kdy se systém na míru nevyplatí

• Pronajímáte chatu nebo pár apartmánů. Hotový software je pro vás levnější. Například Ubytovačka stojí 69 až 109 Kč měsíčně podle tarifu a nabízí evidenci poplatků, online check-in i odesílání do Ubyportu.
• Řešíte jen EET 2.0. Podle finanční správy ve většině případů nebude potřeba kupovat novou pokladnu a malým podnikatelům dá stát od 1. prosince 2026 zdarma aplikaci MOJE eet. Pokud jste OSVČ v paušálním režimu, můžete se z evidence úplně vyvázat přes EET OFF. Kvůli samotné evidenci systém na míru nestavte.
• Začínáte a nikdo vás nezná. Novému objektu přivede první hosty hlavně portál. Booking na své náborové stránce uvádí, že „45 % hostitelů získá první rezervaci do týdne“, kdežto vlastní web bez jména a recenzí se plní pomalu. Nejdřív sbírejte hosty a hodnocení, k vlastnímu systému se vraťte později.
• Vaši hosté jsou hlavně cizinci, kteří přijedou jednou. Takoví hosté si vás najdou hlavně na portálu a k přímé rezervaci se nevrátí. Většina ubytovatelů proto kombinuje oba kanály: podle Eurostatu prodává 52,82 % českých ubytovatelů s aspoň deseti zaměstnanci přes vlastní web i přes platformy zároveň. U domu bez stálých hostů převezme vlastní web méně rezervací a úspora bude menší.
• Nemáte rozpočet ani na první modul. Přímá rezervace na webu u nás začíná na 90 000 Kč bez DPH. Pokud je to nad vaše možnosti, začněte hotovým rezervačním modulem a vraťte se k tomu, až provize porostou.

Pomoct s rozhodnutím může jednoduchý výpočet: kolik měsíčně platíte na provizích za hosty, kteří u vás už byli, kolik hodin týdně zabere přepisování údajů a kolik rezervací a faktur se zakládá ručně. Postup najdete v článku Návratnost investice do firemního softwaru.

07Kolik to stojí a jak začít

Přímou rezervaci na webu s dostupností, cenami, platbou kartou a napojením na channel manager děláme od 90 000 Kč bez DPH, obvykle za 6 až 10 týdnů. Systém pro provoz hotelu s recepcí, úklidem a údržbou, firmami a skupinami, vouchery a cenami vychází od 250 000 Kč a staví se po etapách za 10 až 18 týdnů. Správa a provoz začínají na 3 000 Kč měsíčně, bez poplatků za pokoj nebo za rezervaci. Přesnou cenu a termín dostanete po analýze a zapíšeme je do smlouvy. Podrobný ceník i průběh spolupráce najdete na webu.

První krok děláme přímo u vás. Strávíme den na recepci, projdeme cestu hosta od rezervace po odjezd a posbíráme kalendáře a tabulky, které dnes používáte. Spouštíme mimo hlavní sezónu a portály běží dál.

Jak takový systém vypadá v praxi, ukazujeme na stránce Software pro hotely a ubytování, kde je i interaktivní ukázka rezervace, recepce a úklidu. Pokud máte hosty nebo rezervace v Excelu nebo ve starém programu, přečtěte si předem, na co si dát pozor při migraci.

08Časté otázky

Co vás dnes stojí nejvíc peněz nebo nervů: provize, přepisování údajů hostů, nebo hlídání tří kalendářů? Napište nám, jak u vás dnes rezervace a check-in probíhají, a společně navrhneme, čím začít.