Migrace dat z Excelu a starého systému: 9 chyb, které se ukážou až po spuštění

01Přenášíte všechno, ale nevíte proč

Začněte soupisem zdrojů. Kromě hlavního systému v něm často najdete tabulky jednotlivých obchodníků, ceníky v e-mailu, sdílené složky se smlouvami nebo přílohy uložené mimo databázi. U každého zdroje určete člověka, který obsahu rozumí a výsledek převodu podepíše.

Data pak rozdělte do tří skupin: co potřebujete pro každodenní práci, co má zůstat dostupné v archivu a co si zaslouží samostatné posouzení, než ho smažete. Starý záznam není automaticky zbytečný. Uzavřená zakázka může být potřeba při reklamaci a nezaplacená faktura při vymáhání.

U účetních a daňových dokladů rozhoduje zákon. Starý systém proto nevypínejte, dokud nevíte, kde a v jaké podobě doklady přežijí:

Podstatná věta je v § 33 zákona o účetnictví: po celou dobu úschovy musíte mít prostředky, jak záznamy převést do čitelné podoby. Databáze starého programu, který už nikdo nespustí, tuhle podmínku nesplňuje. A § 35 odst. 5 téhož zákona dodává, že na nečitelné záznamy se pohlíží, jako by je účetní jednotka vůbec nevedla. U elektronicky uchovávaných daňových dokladů chce zákon o DPH v § 35a navíc zachovat i data, která dokládají jejich původ a neporušenost. Nestačí tedy přenést řádky faktur, potřebujete i samotné doklady.

Nakonec si ověřte, co vám odcházející dodavatel skutečně vydá: formát exportu, přílohy, číselníky, historii změn. Soubor s kontakty nemusí obsahovat jejich vazby na zakázky. Tyhle věci řešte, dokud ke starému systému máte přístup a smlouva ještě běží.

02Excel změní údaj dřív, než ho nahrajete

Excel se snaží být užitečný. Když v buňce vidí číslo, udělá z něj číslo, a tím zahodí úvodní nuly. U čísel s 16 a více číslicemi nahradí všechno za patnáctou platnou číslicí nulami. Microsoft na to upozorňuje a dodává i to nejhorší: dodatečná změna formátu buňky už smazané nuly nevrátí.

Na českých datech to vypadá takto. Ministerstvo financí má IČO 00006947. Excel z něj udělá 6947 a registr ARES takové číslo odmítne s chybou, protože IČO musí mít přesně osm číslic. Česká spořitelna má kód banky 0800, Komerční banka 0100 a ČSOB 0300. Po Excelu z nich zbude 800, 100 a 300, tedy kódy, které nic neznamenají, protože kód banky má podle vyhlášky ČNB vždy čtyři číslice. Variabilní symbol může mít až deset číslic a úvodní nulu. Vzor ve standardu QR Platby obsahuje právě 0987654321.

Že nejde o teoretický problém, ukazuje genetika. Excel ve výchozím nastavení převádí názvy genů jako SEPT2 nebo MARCH1 na data „2. září“ a „1. března“. Studie z roku 2016 našla takto poškozené názvy v 19,6 % vědeckých článků, které měly v excelové příloze seznam genů. Analýza z roku 2021 prověřila jiný, větší vzorek lepším nástrojem a našla chyby v 30,9 % článků. Čísla proto nejde přímo srovnávat, autoři ale uvádějí, že chyby po roce 2016 dál přibývaly. Výbor pro názvosloví genů HGNC už v roce 2020 změnil samotné symboly genů: ze SEPT1 je SEPTIN1, z MARCH1 je MARCHF1.

Novější Excel pro Microsoft 365 a Excel 2024 umí část převodů vypnout v nabídce Soubor, Možnosti, Data (od verze 2309 z října 2023, podle Microsoftu). Pomůže to jen částečně: vypnutí převodu na datum platí jen pro souvislé zápisy typu MARCH1. Zápisy typu 12/2 převádí Excel na datum dál a to podle Microsoftu vypnout nejde. Spolehlivější je sloupce s kódy načíst rovnou jako text, třeba přes Power Query, a formát si pohlídat v každém kroku.

Pozor i na samotný soubor CSV. Český Excel nabízí formát „CSV (oddělený středníkem)“, protože s desetinnou čárkou z nastavení Windows musí jako oddělovač použít středník. Microsoft to popisuje a upozorňuje, že do CSV se uloží jen aktuální list. S kódováním je to podobné. Číselník bank od ČNB je v UTF-8, seznam obcí České pošty ve starším Windows-1250. Oba jsme stáhli ve stejný den z oficiálních webů. Kdo je spojí bez kontroly, dostane místo „Žďár“ nesmyslné znaky. A UTF-8 soubor se v Excelu podle Microsoftu běžným otevřením načte správně jen se značkou BOM, jinak Microsoft doporučuje import přes Power Query.

03Stejně pojmenované sloupce znamenají něco jiného

„Cena“ může být za kus, za řádek nebo za celou objednávku. Může obsahovat DPH a slevu, případně ani jedno. „Datum“ zase může znamenat vytvoření záznamu, vystavení dokladu nebo splatnost. Dokud to nikdo nesepíše, každý si pod názvem sloupce představí něco jiného.

Sepište mapování polí. U každého sloupce: odkud se bere, kam jde, jaký má datový typ, co přesně znamená, podle jakého pravidla se převádí a co se stane, když hodnota pravidlu neodpovídá. Stavy převeďte samostatnou tabulkou. Staré „hotovo“ nemusí znamenat nové „zaplaceno“.

Jednu nástrahu najdete i ve státních datech. ARES vrací české PSČ jako číslo a zahraniční jako text v jiném poli. Stejný význam, dva datové typy. Jiná past je desetinná čárka: ČNB zveřejnila kurz eura pro 30. září 2026 jako „24,440“. Pokud import čeká desetinnou tečku, udělá z něj 24 440 korun.

Pravidla pro peníze nechte potvrdit člověkem, který odpovídá za účetnictví. Historické doklady nepřepočítávejte podle dnešního ceníku ani podle aktuální sazby DPH. Cílem je zachovat historický údaj přesně takový, jaký byl.

04Duplicity sloučíte a přetrháte vazby

Dvě podobná jména nemusí být stejný zákazník. Jeden e-mail může patřit více kontaktům. Jedna firma může mít několik provozoven s jinými adresami i platebními podmínkami.

Pro párování firem máte v Česku dobrý klíč: IČO. Podle zákona o základních registrech se jednou přidělené IČO nesmí dát nikomu jinému, ani když firma zanikne. U spotřebitelů a zahraničních partnerů takový klíč chybí. Pro ně stanovte pravidla párování a sporné případy předejte k ruční kontrole.

U sloučených záznamů si nechte převodní tabulku mezi starými a novými identifikátory. Bez ní získáte úhledný seznam firem, ale ztratíte možnost správně přiřadit objednávky, kontaktní osoby a reklamace.

Pořadí importu plánujte podle závislostí. Obvykle nejdřív firmy a produkty, potom objednávky a jejich položky, nakonec přílohy. Konkrétní pořadí určuje datový model nového systému.

05Zkoušíte jen pár bezproblémových řádků

Zkušební import musí obsahovat i nepohodlné případy: zákazníka bez IČO, zahraniční adresu, dobropis, nezvykle dlouhou poznámku, vyřazený produkt, záznam s přílohou. Přidejte i údaj, který má kontrola odmítnout, a ověřte, že ho opravdu odmítne.

Zkoušejte v odděleném prostředí. Odchozí e-maily, SMS, napojení na jiné systémy a automatické vystavování dokladů vypněte nebo přesměrujte na testovací adresy. Zkušební import historické objednávky nesmí zákazníkovi poslat nové potvrzení.

Otestujte i to, co se stane, když import spadne v půlce a spustíte ho znovu. Určete, jestli se záznam podle stabilního klíče aktualizuje, přeskočí, nebo skončí v seznamu výjimek. Druhý pokus nesmí nepozorovaně vytvořit další kopie.

06Kontrolujete počet řádků, ale ne jejich obsah

Na přelomu září a října 2020 přestaly v anglických přehledech přibývat některé pozitivní testy na covid. Laboratoře posílaly výsledky v pořádku, jenže automatický převod do centrálního systému část dat zahodil. Úřad Public Health England přiznal, že mezi 25. zářím a 2. říjnem nezapočítal 15 841 případů. Víc než 75 % z nich připadlo na poslední tři dny.

Oficiální prohlášení mluví o překročení maximální velikosti souboru. Podle BBC šlo o starý formát XLS, který zvládne jen 65 536 řádků. Formát XLSX jich od roku 2007 unese 1 048 576, tedy 16krát víc. Každý test přitom zabíral několik řádků, takže jedna šablona pojala zhruba 1 400 případů. Co se nevešlo, v přehledech chybělo. Stačilo porovnat počet výsledků na vstupu a na výstupu.

Stejný počet záznamů je ale jen první kontrola. Neprokazuje, že sedí částky, měny a vazby. Jedna chybějící objednávka a jedna navíc se v celkovém počtu vyruší. Microsoft ve své migrační metodice označuje porovnání počtu řádků za rychlou kontrolu a pro důkladné ověření doporučuje kontrolní součty. Nástroj AWS DMS porovnává zdroj a cíl řádek po řádku, ovšem jen u tabulek s primárním klíčem nebo unikátním indexem. To je další důvod, proč stabilní identifikátory řešit hned na začátku.

• Úplnost: počty podle typu záznamu, období a stavu, včetně odmítnutých položek.
• Hodnoty: součty podle měn, záporné částky, množství, pravidla zaokrouhlení.
• Vazby: objednávka patří správnému zákazníkovi, položka správnému produktu, příloha správnému dokladu.
• Provoz: skutečný uživatel dokončí běžný úkol se svou rolí a oprávněními.

Rozdílný počet nemusí být chyba, pokud jste podle schváleného pravidla sloučili duplicity nebo část historie přesunuli do archivu. Každý rozdíl ale musí mít vysvětlení a dohledatelný soupis.

07Mezi exportem a spuštěním vznikne mezera

V pátek vyexportujete data. Do pondělí kolegové upraví několik zákazníků a e-shop přijme další objednávky. Pokud nahrajete jen páteční soubor, nový systém o těchto změnách nic neví.

Pro menší firmu obvykle stačí domluvené zastavení zápisů a závěrečný export. Větší provoz může potřebovat průběžný přenos změn a krátké finální přepnutí. Microsoft v metodice doporučuje během závěrečné synchronizace pozastavit zápisy a na dobu migrace zmrazit ostatní změny, jinak roste riziko ztráty dat. Technické řešení velkých přesunů bez výpadku jsme rozebrali v článku Migrace do cloudu bez výpadku.

Do plánu zahrňte lidi i napojené systémy: pokladnu, účetnictví, e-shop, banku a naplánované úlohy. Kdokoli z nich může mezitím zapisovat do starého systému. Jak taková napojení bezpečně přepojit, popisujeme v článku o propojení systémů přes API. Pak určete okamžik, od kterého se zapisuje jen do nového systému. Souběžné úpravy ve dvou systémech bez pravidel pro synchronizaci vedou ke konfliktům.

08Máte zálohu, ale nemáte cestu zpět

Britská banka TSB s 5,2 milionu zákazníků přesunula o víkendu v dubnu 2018 většinu provozu i zákaznických dat na novou platformu. Připravovala se přes čtyři roky, měla za sebou devět generálek a pilotní provoz s více než 1 600 zaměstnanci. Samotná data se podle banky přenesla do posledního pence. Platforma ale hned po spuštění začala selhávat a do běžného provozu se banka vrátila až v prosinci.

Regulátor FCA v konečném rozhodnutí uvádí, že návrat na starý systém byl po přepnutí z technického hlediska v podstatě nemožný. Banka během necelého roku dostala 225 492 stížností a na odškodném vyplatila 32,7 milionu liber. V roce 2022 k tomu dostala od FCA a PRA pokuty v celkové výši 48,65 milionu liber.

Poučení pro menší firmu: kontrola dat je nutná, ale nestačí. Před ostrým přechodem ověřte obnovu zálohy. K návratu potřebujete také odpovědnou osobu, termín rozhodnutí a předem sepsané důvody k zastavení, třeba nevysvětlený rozdíl v otevřených pohledávkách nebo nefunkční expedici.

Nejtěžší otázka zní: co s objednávkami, které vzniknou až v novém systému? Prostá obnova staré databáze je neobsahuje. Předem připravte jejich zachycení a převod zpět, nebo stanovte, od kdy už návrat nedává smysl a problémy se řeší jen dopředu. Microsoft v metodice doporučuje nechat staré prostředí po přepnutí nějakou dobu v záloze. Návrat je samostatný postup, který se musí připravit a vyzkoušet stejně jako samotný přechod.

09Zapomenete na oprávnění, kopie a první dny provozu

Export zákazníků se nesmí stát přílohou v týmovém chatu. Určete, kdo k datům smí, jak se bezpečně přenesou a kdy se dočasné kopie smažou. GDPR v čl. 32 uvádí šifrování a pseudonymizaci jako příklady vhodných opatření a Evropský sbor pro ochranu osobních údajů připomíná, že přístup má mít jen ten, kdo data opravdu potřebuje. Pseudonymizovaná data jsou pořád osobní údaje, i testovací prostředí proto potřebuje řízená oprávnění.

Počet porušení zabezpečení osobních údajů ohlášených Úřadu pro ochranu osobních údajů vzrostl mezi lety 2021 a 2025 z 294 na 392. Nejčastější příčinou byla v roce 2025 podle výroční zprávy obyčejná nedbalost. Úřad mezi typickými chybami jmenuje i neodebraná přístupová práva bývalým zaměstnancům a špatně nastavený systém. Obojí se při migraci snadno stane.

Pozor na doplňky a konektory třetích stran. V roce 2022 ÚOOÚ vyzval klienty Shoptetu, aby prověřili, zda přes dva doplňky nedošlo k neoprávněnému exportu dat. Při migraci proto projděte, které aplikace mají ke starému i novému systému přístup, a nepotřebné odpojte. Pokud k úniku dojde, správce ho podle čl. 33 GDPR hlásí ÚOOÚ pokud možno do 72 hodin od zjištění, ledaže je nepravděpodobné, že by únik ohrozil práva dotčených lidí. Více o zabezpečení najdete v článku Bezpečnost dat v systémech na míru.

Po spuštění sledujte odmítnuté importy, chybějící přílohy, fronty napojených systémů a hlášení uživatelů. Microsoft radí věnovat zvýšenou pozornost prvním 24 až 48 hodinám. Ověřte první skutečné pracovní cykly: přijetí objednávky, expedici, spárování platby. Starý systém vyřaďte až ve chvíli, kdy vlastníci dat výsledek převezmou a archiv je vyřešený.

10Checklist před ostrým přechodem

• Rozsah migrace a archiv schválili lidé, kterým data patří.
• Mapování polí, měn, stavů a identifikátorů je sepsané a potvrzené.
• Sloupce s IČO, kódy bank, variabilními symboly a rodnými čísly se načítají jako text.
• Zkušební import obsahoval problematické záznamy a prošel i opakovaným spuštěním.
• Počty, součty a vazby souhlasí podle schválených pravidel, každý rozdíl má vysvětlení.
• Odmítnuté záznamy mají vlastníka a termín vyřešení.
• Závěrečný přenos změn má konkrétní postup a změřený čas.
• Obnova zálohy je vyzkoušená a návrat včetně nových objednávek má jasná pravidla.
• Starý systém nebo jeho archiv půjde číst po celou zákonnou lhůtu.
• Uživatelé si ověřili své úkoly, přístupy a napojené systémy.

11Nový systém a e-faktury

Když vybíráte nový systém, myslete i na to, jak z něj budou odcházet faktury. Podle ČSÚ posílalo v roce 2023 aspoň některé faktury elektronicky 89,6 % českých firem s deseti a více zaměstnanci, strojově zpracovatelnou e-fakturu ale jen 20,2 %. Faktury v PDF nebo jiném formátu, který se nedá automaticky zpracovat, posílalo 87,5 %. Při migraci se proto historie dokladů obvykle přenáší jako přílohy, ne jako data.

V Česku zatím povinná e-fakturace mezi firmami není, elektronická faktura podle zákona o DPH potřebuje souhlas odběratele. Evropská směrnice ViDA ale od 1. července 2030 zavádí digitální hlášení u přeshraničních obchodů mezi firmami v EU. Systém, který dnes pořizujete, v té době nejspíš ještě poběží. Ověřte si proto, že umí strukturovanou fakturu podle evropské normy EN 16931 a český formát ISDOC.

12Kolik stojí migrace a jak dlouho trvá

Počet řádků k odhadu nestačí. Cenu určuje počet zdrojů, stav dat, přílohy, složitost vazeb, možnosti exportu ze starého systému a to, jak dlouhou odstávku si můžete dovolit. Poctivá nabídka obsahuje přípravu, čištění, převod, testování, ostré přepnutí i podporu po spuštění.

Chtějte odhad postavený na reprezentativním vzorku dat a změřeném zkušebním běhu. Univerzální cenu ani slib „hotovo za víkend“ bez těchto podkladů nikdo zodpovědně nedá. Orientační cenu nového systému zjistíte v kalkulačce systémů na míru a průběh spolupráce popisujeme na stránce Jak to probíhá.

13Časté otázky

14Zdroje

• ČSÚ: Využívání ICT v podnikatelském sektoru 2025
• ČSÚ: Využívání ICT v podnikatelském sektoru 2023 (fakturace)
• Eurostat: ERP v podnicích (isoc_eb_iip)
• Microsoft: Zachování úvodních nul a velkých čísel
• Microsoft: Import a export textových souborů a CSV
• Microsoft: Otevření souborů CSV v UTF-8 (anglicky)
• Microsoft: Automatický převod dat (anglicky)
• Microsoft: Převod čísel na data nejde vypnout (anglicky)
• Microsoft: Ovládání převodu dat v Excelu, 2023 (anglicky)
• Microsoft: Kompatibilita listů se staršími verzemi (anglicky)
• Microsoft Cloud Adoption Framework: provedení migrace (anglicky)
• AWS DMS: ověření dat (anglicky)
• Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.
• Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.
• Zákon o základních registrech č. 111/2009 Sb.
• Zákon o evidenci obyvatel č. 133/2000 Sb. (rodné číslo)
• Vyhláška ČNB č. 169/2011 Sb. o čísle účtu
• ČNB: číselník kódů bank (CSV)
• ČBA: standard QR Platba 1.2 (PDF)
• Česká pošta: seznamy PSČ ke stažení
• ARES: registr ekonomických subjektů
• ČNB: kurz devizového trhu 30. 9. 2026

• Public Health England: nezapočtené případy covid (anglicky)
• BBC: Excel a ztracené výsledky testů (anglicky)
• Ziemann a kol., Genome Biology 2016 (anglicky)
• Abeysooriya a kol., PLOS Computational Biology 2021 (anglicky)
• HGNC: nová pravidla pro názvy genů, 2020 (anglicky)
• FCA: pokuta pro TSB (anglicky)
• FCA: konečné rozhodnutí ve věci TSB (anglicky, PDF)
• TSB: nezávislá zpráva o migraci (anglicky)
• TSB: výroční zpráva 2018 (anglicky, PDF)
• GDPR (nařízení 2016/679)
• EDPB: zabezpečení osobních údajů pro malé firmy (anglicky)
• ÚOOÚ: výroční zpráva 2025 (PDF)
• ÚOOÚ: porušení zabezpečení osobních údajů
• ÚOOÚ: výzva pro klienty Shoptetu
• Ministerstvo financí: elektronická fakturace
• ISDOC: národní standard e-faktury
• Evropská komise: DPH v digitální době (anglicky)

Údaje platí k 30. 9. 2026.