CRM a software na míru pro pojišťovací makléře: klienti, pojistný kmen a provize

01Kdy má vlastní systém smysl

Vlastní CRM dává smysl, pokud vaše práce přesahuje standardní evidenci kontaktů: spravujete různé produkty a pojišťovny, máte vlastní pravidla přidělování klientů, kontrolujete provize nebo potřebujete propojit web s interní agendou. Hotový oborový software přitom může velkou část těchto potřeb pokrýt. Rozhoduje skutečný pracovní postup, dostupná napojení a celkové náklady.

Nemusíte začínat celou platformou. První etapou může být správa smluv a výročí, jindy kontrola provizí nebo web s poptávkami. V LISTIFY projdeme, kde dnes vzniká nejvíce ruční práce, a podle toho navrhneme rozsah. Domluvte si konzultaci ke své makléřské kanceláři.

Pro širší porovnání si projděte srovnání hotového CRM a řešení na míru, včetně situací, kdy vlastní vývoj nedává smysl.

02Klienti a pojistný kmen: funkce 1 až 5

1. Jedna karta klienta

Telefonát, e-⁠mail, smlouva i úkol patří ke konkrétní osobě nebo firmě. Kontrola podobných záznamů pomůže odhalit duplicity; jejich spojení musí respektovat rozdílné osoby a historii. Makléř tak nemusí před schůzkou prohledávat několik schránek.

2. Domácnosti a firemní vazby

U domácnosti potřebujete rozlišit její členy, pojistníky a pojištěné osoby. U firmy zase kontaktní osoby, provozovny či propojené společnosti. Systém zachová tyto vazby, aniž by zpřístupnil všechny dokumenty každému kontaktu.

3. Smlouvy podle produktu a pojišťovny

Pojištění vozidla vyžaduje jiné údaje než pojištění odpovědnosti firmy. Vlastní formuláře zobrazí relevantní pole, stav smlouvy a návazné dokumenty. Verze a změny zůstanou dohledatelné místo přepisování původních hodnot bez záznamu.

4. Pojištěný majetek v souvislostech

Vozidla, budovy a další předměty pojištění lze navázat na klienta i smlouvy. Změna provozovny pak nemusí skončit jako poznámka v telefonu: vytvoří úkol k prověření souvisejících pojistek odpovědným makléřem.

5. Přehled kmene pro skutečnou práci

Filtrovat potřebujete například podle správce, produktu, výročí a stavu dokumentace. Vedení může sledovat vývoj kmene, ale definice aktivní smlouvy musí být jednotná. Jinak se měsíční reporty budou rozcházet i v novém programu.

03Servis klientů a práce týmu: funkce 6 až 10

6. Výročí a termíny s odpovědností

Upozornění má obsahovat termín, odpovědného člověka a další krok. Kancelář si nastaví předstih podle svého procesu a produktu. Nevyřízený úkol se objeví vedoucímu, aby připomínka nezůstala jen dalším nepřečteným e-⁠mailem.

7. Změny smluv jako samostatné požadavky

Změna adresy, vozidla nebo způsobu platby dostane vlastní stav. Je vidět, co dodal klient, co odešlo pojišťovně a na co se čeká. Přijetí požadavku se nepovažuje automaticky za provedení změny.

8. Podpora klienta při škodě

Ke škodnímu případu se uloží fotografie, komunikace a požadované podklady. Makléř vidí, co má doplnit a komu se ozvat. Evidence podpory klienta přitom zůstává odlišná od rozhodování pojišťovny o pojistném plnění.

9. Zastupování a předání klientů

Při dovolené nebo změně týmu musí být jasné, kdo přebírá rozpracované úkoly. Přístupy lze nastavit podle role a přidělených klientů. Odebrání přístupu odcházejícímu kolegovi nesmí odstranit obchodní historii kanceláře.

10. Dokumenty a kontrola úplnosti

Systém může podle typu případu hlídat potřebné podklady, schválení a aktuální verzi dokumentu. Které záznamy musíte uchovávat a jak dlouho, stanovíte s odpovědnými odborníky. Software má tato pravidla vykonávat a prokazovat jejich průběh.

04Provize a provoz kanceláře: funkce 11 až 15

11. Importy místo přepisování výpisů

Výpisy partnerů mohou mít různé formáty. Pro podporované soubory se připraví importní pravidla, kontrola opakovaného nahrání a seznam chyb. Neznámý formát má skončit k prověření, nikoliv v tiše poškozené evidenci.

12. Párování podle dohledatelných pravidel

Platba se propojí se smlouvou a příslušným obdobím. Pokud chybí identifikátor nebo odpovídá více záznamům, systém nabídne výjimku k ručnímu rozhodnutí. Potvrzená oprava se zaznamená včetně toho, kdo ji provedl.

13. Očekávaná a přijatá provize zvlášť

Odhad výnosu není peníze na účtu. Přehled oddělí očekávanou provizi, přijatou částku a rozdíl k řešení. Majitel tak může plánovat cash flow bez záměny budoucích nároků za skutečné příjmy.

14. Rozdělení provizí a storna

Vlastní pravidla mohou zohlednit role, podíly a změny podmínek v čase. Storno se naváže na původní obchod a příjemce. Před výplatou proběhne kontrola, aby změna pravidla zpětně nepřepsala již uzavřené vyúčtování.

15. Přehled pro vedení i účetní

Manažer potřebuje nevyřešené požadavky, vývoj produkce a stav provizí; účetní ověřené podklady. Každý report má jasnou definici období a možnost dohledat původní záznam. Napojení účetního programu závisí na jeho konkrétních možnostech.

05Web, klientský portál a mobil: funkce 16 až 20

16. Poptávky z webu přímo do CRM

Formulář uloží kontakt, požadovaný produkt i zdroj poptávky. Známého klienta systém nabídne příslušnému správci. Nová poptávka dostane odpovědnou osobu a termín reakce; samotné odeslání zprávy do společné schránky nestačí.

17. Kalkulačka s jasným pokračováním

Poptávkový výpočet a skutečné sjednání jsou dva rozdílné rozsahy. U kalkulačky určíme zdroj sazeb, platnost výsledku a další krok. Přímé sjednání vyžaduje dostupné partnerské služby a oprávnění, která se ověřují před vývojem.

18. Klientská zóna pro dokumenty a servis

Klient může předat podklady, zobrazit dostupné smlouvy a sledovat své požadavky. Před nasazením se ověří přístup jednotlivce, firmy i oprávněného zástupce. U citlivého dokumentu nesmí ochranu nahrazovat pouze neuhodnutelný odkaz.

19. Práce z telefonu

Makléř na schůzce najde klienta, doplní poznámku a zadá další úkol. Podle potřeb může stačit kvalitní webová aplikace. Samostatná mobilní aplikace se posuzuje podle potřebných funkcí telefonu a práce bez připojení.

20. Integrace, které hlásí výpadky

Automatický přenos musí ukázat poslední úspěšnou aktualizaci i chybu. Chybějící data nesmějí vypadat jako nulová produkce. Napojení pojišťoven řešíme podle technické dostupnosti, smluvních podmínek a rozsahu informací, které partner poskytuje.

Podívejte se, jak v LISTIFY navrhujeme software pro finance a pojištění. Pokud už část nástrojů používáte, můžeme začít jejich propojením nebo samostatným modulem.

Při plánování datových přenosů pomůže praktický průvodce propojováním systémů přes API, který rozebírá odpovědnost za údaje, kontroly a postup při výpadku.

06Jak může vypadat jeden pracovní postup

Modelový příklad: klient přidá do flotily nové vozidlo. Požadavek z portálu se připojí k firmě a dostane ho zastupující makléř. Systém ukáže chybějící podklady. Makléř je získá, připraví nabídku a zaznamená klientovo rozhodnutí. Potvrzené dokumenty se uloží ke smlouvě. Pozdější provizní výpis se spáruje s obchodem, případný rozdíl čeká na kontrolu. Klient, asistentka i vedení pracují s příslušnou částí stejného případu.

07Co zadat jako první a kolik to bude stát

Nejdřív vyberte problém, u kterého umíte popsat dnešní postup a očekávaný výsledek. Rozpočet určuje počet produktů, kvalita převáděných dat, provizní pravidla, napojení i požadovaná dostupnost. Do porovnání zahrňte analýzu, vývoj, migraci, školení, služby partnerů, provoz a další změny. Vlastní systém není automaticky levnější než hotové CRM.

Před migrací sjednotíme význam polí a otestujeme vzorek dat. Pilotní tým projde skutečné scénáře včetně chyb a předávání práce. Provozní dohoda určí dohled, zálohování, ověřování obnovy, aktualizace a reakci podpory. Nemusíte mít vlastní vývojáře; potřebujete člověka, který zná provoz kanceláře a může rozhodovat o postupu.

Při přípravě převodu pomůže průvodce migrací dat ze starého systému, zejména kontrola vazeb, duplicit a zkušebního importu.

08Časté otázky

09Navrhněme systém podle vaší kanceláře

V LISTIFY navrhneme a vyvineme CRM, správu pojistného kmene, provizní modul, klientský portál i vlastní web podle skutečné práce vašich lidí. Začneme částí, jejíž přínos dokážete ověřit, a připravíme rozsah dalších etap.

Popište nám, jak dnes vedete klienty, smlouvy a provize. Na konzultaci projdeme návaznosti, potřebná napojení a první smysluplný krok.