CRM a software na míru pro realitní makléře: web, klienti a zakázky

01Co má vlastní systém přinést jednomu makléři

Na začátku dne potřebujete vědět, komu zavolat, kam jet a co připravit. U klienta chcete dohledat poslední dohodu. Po schůzce potřebujete rychle zapsat výsledek a další krok. To je užitečnější zadání než dlouhý seznam technologií nebo funkcí, které možná někdy využijete.

Vlastní software se vyplatí posuzovat společně s webem a existujícími nástroji. Jestli vaše kancelář nebo síť nabízí povinný realitní systém, prověříme možnosti propojení a dostupná oprávnění. Nová aplikace nemá vytvořit druhé místo, kam musíte zadávat stejná data.

Popište nám svůj běžný pracovní den. Navrhneme, zda začít webem, propojením nebo malým CRM. Přehled možností najdete také u řešení pro reality.

Pro širší porovnání si projděte srovnání hotového CRM a řešení na míru, včetně situací, kdy vlastní vývoj nedává smysl.

02Klienti a vlastní rozpracované obchody: pět funkcí

1. Kontakty spojené s nemovitostmi

U člověka chcete vidět, kterou nemovitost prodává, na co se ptal a které nabídky navštívil. Jedna přehledná karta propojí tyto vztahy. Při dalším telefonátu nezačínáte otázkou, odkud se znáte, a nespoléháte pouze na telefonní seznam.

2. Poptávka, která má další krok

Nový kontakt potřebuje termín reakce, poznámku a konkrétní úkol. Systém může nabídnout krátký seznam nezpracovaných poptávek. Snadno tak poznáte člověka, kterému jste poslali nabídku, od člověka, kterému jste ještě vůbec neodpověděli.

3. Zapamatované požadavky zájemce

Rozpočet, lokalita, termín a způsob financování pomohou při nabídce další nemovitosti. Po odmítnuté prohlídce zůstane i důvod. Klientovi potom znovu neposíláte byt, který nevyhovuje stejnou vlastností jako ten předchozí.

4. Přehled osobních obchodů

Oddělte kontakt, nábor nemovitosti, aktivní nabídku a rozjednaný prodej. V každé fázi má být jasné, co čeká na vás a co na klienta. Přehled tak ukáže skutečné závazky, nikoli pouze počet barevných kartiček.

5. Poznámky s rychlým vyhledáním

Krátký zápis po hovoru je užitečný, pokud jej později najdete u správného klienta. Vyhledávání podle jména, adresy či telefonu a jednoduché štítky pomohou i ve chvíli, kdy si pamatujete pouze část předchozí domluvy.

03Vlastní web jako součást práce: pět funkcí

6. Stránky služeb podle toho, s čím pomáháte

Prodej, pronájem nebo pomoc s nákupem potřebují srozumitelný postup a vlastní výzvu ke kontaktu. Návštěvník má poznat, co uděláte vy, co bude potřebovat od něj a jak začne první rozhovor. Samotná fotografie s telefonním číslem tyto otázky nezodpoví.

7. Nabídky spravované na jednom místě

Web může čerpat schválené údaje z vašeho CRM nebo současného realitního systému. Ověříme, jak jsou dostupná data, fotografie a změny stavu. Cílem je upravit nabídku jednou a mít kontrolu, zda se změna na web skutečně propsala.

8. Formulář pro majitele nemovitosti

U zájemce o prodej potřebujete jiný kontext než u zájemce o prohlídku. Krátký formulář může zjistit typ nemovitosti, lokalitu a plánovaný termín. Žádost o odhad označí jako podklad pro konzultaci, pokud web neposkytuje ověřené automatické ocenění.

9. Reference s konkrétním příběhem

Na vlastním webu můžete představit skutečně dokončené zakázky a vysvětlit, co jste pro klienta řešili. Administrace má umožnit obsah snadno aktualizovat a hlídat, které podklady můžete zveřejnit. Reference nenahrazujte vymyšlenými výsledky ani anonymními superlativy.

10. Obsah podle lokalit a potřeb klientů

Pokud pracujete v určité oblasti, věnujte jí užitečný obsah: svůj postup, zkušenosti s typy nemovitostí a odpovědi na časté otázky. Web má mít přehlednou strukturu a rychlé mobilní zobrazení. Samotné množení téměř stejných stránek pro různá města nepřidává hodnotu.

Samostatně rozebíráme také jak vzniká web na míru, od zadání a administrace po propojení s provozem firmy.

04Prohlídky a práce v terénu: pět funkcí

11. Kalendář s podklady k návštěvě

U termínu chcete adresu, kontakt, domluvené podmínky a potřebné dokumenty. Kalendář může počítat s časem na přejezd a ukazovat kolize. Nemusíte před každou schůzkou otevírat několik složek, abyste si znovu připravili kontext.

12. Potvrzení a změna termínu

Klient může dostat potvrzení a jednoduchou možnost oznámit změnu. Podle vašeho pracovního postupu termín schvalujete vy, nebo si zájemce vybírá z nabídnutých časů. Otevřený kalendář pro kohokoli není nutný pro každého makléře.

13. Výsledek prohlídky z telefonu

Po návštěvě zapíšete zájem, výhrady a domluvený další krok. Formulář musí být krátký a použitelný jednou rukou. Pokud údaje doplníte hned, večer nemusíte zpětně rozlišovat několik podobných rozhovorů.

14. Fotografie a soubory u správné zakázky

Fotografie stavu nemovitosti, půdorys a pracovní podklady patří ke konkrétní nabídce. Systém může rozlišit interní fotografie od schválených marketingových materiálů. Při odesílání klientovi pak vybíráte z připravené sady, ne z celé galerie telefonu.

15. Jasná informace o uložení

Při slabém signálu musíte poznat, zda se poznámka uložila. Pokud potřebujete práci bez internetu, navrhne se místní uložení, pozdější synchronizace a řešení konfliktů. Pouhé zobrazení aplikace v telefonu ještě neznamená, že funguje offline.

Kterou z těchto věcí dnes večer přepisujete? Projdeme ji s vámi a navrhneme první užitečné propojení.

05Péče o klienta a přehled o práci: pět funkcí

16. Přehled pro prodávajícího

Majitel může dostat schválený souhrn prohlídek, zpětné vazby a dalších kroků. Někdy postačí připravený report, jindy klientský portál. Vyberte formu podle toho, jak často informace poskytujete a jaké informace klient skutečně potřebuje.

17. Dokumenty a domluvené termíny

Checklist ukáže, které podklady čekají na doplnění a kdo je má dodat. Podpisové řešení lze napojit podle typu dokumentu a zvoleného poskytovatele. Systém musí rozlišit odeslaný návrh od dokumentu skutečně dokončeného a vráceného.

18. Náklady a očekávaná odměna

U zakázky evidujte fotografování, propagaci a další náklady spolu s očekávanou odměnou. Přijatá provize je samostatný údaj. Jednoduchý přehled pomůže rozhodnout, kde má smysl další výdaj a které obchody potřebují pozornost.

19. Připomenutí následné péče

Po předání může systém připomenout dohodnutý servis nebo kontakt v budoucnu. U každého klienta uchováte preferovaný způsob komunikace a příslušná omezení. Automatizace má respektovat vztah s člověkem, nikoli posílat stejnou zprávu celé databázi.

20. Měření cesty od webu k obchodu

U kontaktu lze uchovat zdroj poptávky a následný výsledek. Uvidíte tak, které stránky nebo kampaně přivádějí relevantní jednání. Kliknutí na telefon není totéž jako uskutečněná schůzka a odeslaný formulář ještě neznamená získanou zakázku.

06Modelový den s propojeným webem a CRM

Ráno otevřete přehled tří úkolů: zavolat novému prodávajícímu, doplnit podklad k nabídce a potvrdit odpolední prohlídku. U nového kontaktu už vidíte formulář z webu i nemovitost, které se týká. Po hovoru doplníte termín a další krok.

Po prohlídce zapíšete výsledek z telefonu. Klientovi pošlete schválený půdorys, prodávajícímu připravíte souhrn a na další den nastavíte připomínku. Tento model nevyžaduje, aby se každá činnost automatizovala. Podstatné je, že informace navazují a nevznikají znovu na třech místech.

07Jak začít, když nemáte vlastního IT člověka

V Listify nejdřív projdeme současné nástroje a váš běžný den. Vybereme jeden problém s jasným výsledkem, například propojení poptávky z webu s úkolem v CRM. Návrh si vyzkoušíte na telefonu ještě před dokončením vývoje a ověříte i nepříjemné situace: změnu termínu, opakovaný kontakt nebo chybějící podklad.

Kontakty z tabulky či původního systému nejprve otestujeme na vzorku. Sjednotíme potřebná pole a navrhneme kontrolu duplicit. Historii a dokumenty nepřevádíme naslepo; musí být jasné, komu patří a kde se ověří správnost importu.

Při předání potřebujete umět upravit web, založit případ, najít klienta a požádat o pomoc. Provoz a další rozvoj řeší sjednaná správa. Ujasněte si náklady na hosting a externí služby, přístupy k účtům, zálohy, export dat a podmínky převzetí jiným dodavatelem.

Při přípravě převodu pomůže průvodce migrací dat ze starého systému, zejména kontrola vazeb, duplicit a zkušebního importu.

08Co ovlivní cenu a kdy vlastní CRM nepořizovat

Rozpočet závisí na rozsahu webu, pracovních postupech, importu dat, počtu propojení a případném klientském portálu. Nativní mobilní aplikace je další část projektu s vlastní údržbou. Porovnávejte celý provoz, nikoli jen částku za první vývoj.

Pokud vám stačí kontakty, úkoly a kalendář, může být hotový nástroj levnější i rychlejší. Vlastní vývoj není povinnou součástí profesionální práce. Má smysl tehdy, když řeší konkrétní omezení, jehož odstranění odpovídá investici a dalším nákladům.

Při porovnávání dodavatelů využijte otázky pro výběr firmy na vývoj softwaru; pomohou probrat nejen cenu, ale také předání a podporu.

09Časté otázky

10Začněme tím, co vám dnes bere čas

Web, CRM a aplikaci navrhneme podle způsobu, jakým získáváte zakázky a pečujete o klienty. Nepotřebujete technický slovník ani hotovou specifikaci. Potřebujeme poznat práci, kterou má systém usnadnit.

Domluvte si konzultaci k CRM a webu pro realitního makléře. Napište, jaké nástroje používáte a které tři úkoly byste chtěli zjednodušit. Podle toho navrhneme první etapu.