Zaměstnanecký portál: 10 věcí, bez kterých ho lidé nebudou otevírat

01Proč lidé firemní intranet přestanou otevírat

Firemní intranety většinou neumírají na technickou chybu. Umírají potichu: nejdřív v něm přestane přibývat obsah, pak lidé zjistí, že tam stejně nic nenajdou, a nakonec se vrátí k telefonu a e-mailu. Příčiny se opakují:

• Nic se tam neděje. Poslední novinka je z Vánoc a směrnice platí „možná“.
• Nejde nic najít. Nielsen Norman Group při testech intranetů v 15 organizacích zjistila, že když vyhledávání nefunguje, lidé mu přestanou věřit, přestanou ho používat a úkoly jim pak trvají mnohem déle.
• Nejde to z mobilu. Kdo nesedí u počítače, portál prostě neotevře.
• Dvě cesty. Když jde o dovolenou požádat v portálu i na papíře, mnoho lidí zůstane u papíru.

Nepomáhá ani nízká angažovanost. Podle Gallupu je v práci angažovaných, tedy zapálených pro svou práci, jen 16 % zaměstnanců v Česku (průměr let 2023 až 2025). Evropa je na tom ještě hůř, s 12 % jde o nejnižší hodnotu ze všech regionů světa.

Portál sám nikoho nenadchne. Umí ale odstranit drobné otravné věci, které lidem kazí den: čekání na odpověď, nejistotu, kolik zbývá dovolené, nebo hledání správného formuláře. Lidé mimo kancelář jsou navíc s firemní komunikací výrazně méně spokojení. V průzkumu YouGov pro Staffbase, výrobce firemních aplikací, mezi 3 574 zaměstnanci v šesti zemích bylo s kvalitou interní komunikace spokojeno 47 % lidí, kteří pracují u stolu, ale jen 29 % lidí, kteří u stolu nesedí.

02Čtyři z deseti zaměstnanců nemají v práci přístup k internetu

Česko je průmyslová země. Ve zpracovatelském průmyslu pracuje podle Eurostatu 24 % všech zaměstnaných, nejvíc ze všech států EU (průměr EU je 15 %). S tím souvisí i to, kolik lidí se v práci vůbec dostane k internetu:

Přístup k internetu pro práci má 57 % zaměstnanců českých firem s alespoň 10 lidmi, v EU 65 %. V malých firmách s 10 až 49 lidmi je to 55 %. Přenosné zařízení s mobilním internetem mělo podle ČSÚ v roce 2025 v práci jen 37 % zaměstnanců, přestože taková zařízení používá 85 % firem. Kdo nesedí u vlastního počítače, dostane se do portálu často jen z vlastního telefonu nebo ze sdíleného počítače.

Pro portál z toho plynou tři pravidla:

• Přihlášení bez firemního e-mailu. Osobní číslo a PIN, jednorázový kód v SMS nebo QR kód z karty. Kdo nemá firemní účet, nesmí zůstat venku.
• Všechno podstatné v telefonu. Hlavní úkony, tedy směna, dovolená, výplatní páska a nahlášení závady, na pár klepnutí a bez instalace z obchodu s aplikacemi.
• Sdílený počítač nebo tablet na pracovišti. Pro lidi, kteří nechtějí používat vlastní telefon. Nutit je k tomu nemůžete, proto jim dejte jinou cestu.

0310 věcí, které v zaměstnaneckém portálu nesmí chybět

1. Přihlášení, které zvládne každý

Jedno přihlášení pro všechno a k tomu cesta pro lidi bez firemního e-mailu. Kdo má firemní účet Microsoft nebo Google, přihlásí se jím. Ostatní osobním číslem a kódem z SMS. Jakmile se zaměstnanec musí přihlašovat zvlášť do docházky, zvlášť do výplatních pásek a zvlášť do návodů, přestane to dělat.

2. Vyhledávání, které najde lidi, dokumenty i odpovědi

Nielsen Norman Group dnes doporučuje jedno vyhledávací pole pro obsah, lidi i nástroje. Kdo napíše „dovolená“, má dostat formulář žádosti, směrnici i kontakt na personalistku najednou. Nejčastějším úkolem na intranetu je přitom podle NN/g hledání kolegy, takže jméno, pozice a telefon musí vyskočit už při psaní.

3. Adresář lidí: kdo co dělá a kdo koho zastupuje

Jméno, fotka, pozice, oddělení, pracovní telefon, e-mail a hlavně „s čím se na mě obracet“. U menších firem je tahle věta cennější než organizační schéma. Pomůže i údaj o zástupu: kdo přebírá agendu, když je kolegyně na dovolené. Co do adresáře patří a co ne podle GDPR, rozebíráme níže.

4. První den nováčka připravený dopředu

Nový člověk se přihlásí a vidí, kdy a kam má přijít, kdo ho vyzvedne, co si má přinést, s čím ho seznámí první týden a koho se může na cokoli zeptat. Podrobněji v kapitole o nástupu.

5. Moje dovolená, směny a docházka

Kolik dní dovolené zbývá, kdy mám směnu, s kým si ji můžu vyměnit a jak mi vycházejí přesčasy. Žádost o dovolenou na dvě klepnutí a schválení vedoucím s upozorněním do telefonu. Zaměstnanec má podle § 96 odst. 2 zákoníku práce právo na žádost nahlížet do evidence své pracovní doby, portál mu to umožní kdykoli.

6. Výplatní páska a osobní dokumenty ke stažení

Výplatní pásky, potvrzení o příjmech, informace o pracovním poměru a mzdový výměr na jednom místě, se stažením do PDF. Zákon elektronickou pásku nezakazuje. Pro lidi bez počítače je ale podle odborných výkladů potřeba jiná cesta, třeba tisk u vedoucího nebo terminál na pracovišti. Pravidla shrnuje tabulka níže.

7. Žádosti na jednom místě

Nový notebook, služební auto na čtvrtek, oprava stroje, změna adresy nebo čísla účtu, potvrzení pro banku. Jeden formulář na každou žádost, přehled „moje žádosti“ se stavem a konec dotazům typu „dostala jsi můj e-mail?“.

8. Firemní zprávy s potvrzením přečtení

Novinky, změny směrnic, pokyny k bezpečnosti práce. U důležitých dokumentů tlačítko „Přečteno“ s datem a časem. Zaměstnavatel musí lidi s novým nebo změněným vnitřním předpisem seznámit do 15 dnů a předpis musí být všem přístupný (§ 305 odst. 4 zákoníku práce). Potvrzení v portálu je praktický doklad, že se to stalo.

9. Návody a odpovědi na časté otázky

Jak se přihlásit k Wi-Fi, jak vyplnit cestovní příkaz, kde je lékárnička, co dělat při úrazu. Krátké návody s fotkou nebo videem, řazené podle toho, co lidé hledají, ne podle toho, které oddělení je napsalo. Každý návod má svého autora a datum poslední kontroly.

10. Kanál pro oznamovatele a informace o odměňování

Firmy, které k 1. lednu zaměstnávají 50 a více lidí, musí mít vnitřní oznamovací systém a informace o něm zveřejnit tak, aby byly dostupné na dálku. Portál je pro to přirozené místo. Pozor ale na to, že oznámení smí číst jen příslušná osoba, ne běžný správce systému. Na stejné místo časem patří i každoroční informace o právu zeptat se na svou mzdu, pokud Sněmovna schválí novelu zákoníku práce, která přebírá evropskou směrnici o transparentnosti odměňování.

04První den nováčka: co mu má portál připravit

Metaanalýza v Journal of Applied Psychology (Bauer a kol., 2007, 70 souborů nováčků) ukázala, že spokojenost, výkon i to, jestli člověk ve firmě zůstane, úzce souvisí se třemi věcmi: jestli ví, co se od něj čeká, jestli si věří a jestli ho přijal kolektiv. S každou z nich může portál pomoci:

Zákon k tomu přidává konkrétní povinnosti. Při nástupu musí být zaměstnanec seznámen s pracovním řádem, s předpisy k bezpečnosti práce, s kolektivní smlouvou a s vnitřními předpisy (§ 37 odst. 5). Pokud údaje o pracovním poměru, třeba mzdu nebo pracovní dobu, neobsahuje pracovní smlouva, musí mu je zaměstnavatel písemně sdělit nejpozději do 7 dnů. Pokud je posíláte elektronicky, musí si ji zaměstnanec moct uložit a vytisknout a vy si musíte uschovat doklad o předání (§ 37 odst. 4). Portál umí předání i seznámení zaznamenat.

Čísla o onboardingu, kterým nevěřte

Kolem nástupu koluje hodně statistik, u kterých se vyplatí podívat na zdroj:

• „Jen 12 % zaměstnanců si myslí, že jejich firma dělá onboarding dobře.“ Číslo je od Gallupu, ale z průzkumu mezi 13 510 dospělými v USA z roku 2015. Na české firmy ho přenášet nelze.
• „Po dobrém onboardingu zůstane 69 % lidí aspoň tři roky.“ Ve skutečnosti jde o jednu americkou firmu, Corning Glass Works. Tamní nováčci, kteří prošli strukturovaným úvodním programem, měli o 69 % vyšší pravděpodobnost, že ve firmě zůstanou až tři roky. Uvádí to příručka SHRM Foundation z roku 2010 s odkazem na článek z roku 1998.
• „Silný onboarding zvýší retenci o 82 %.“ Pochází z krátké zprávy Brandon Hall Group pro Glassdoor z roku 2015, která u tohoto tvrzení neuvádí vzorek ani metodu.

Že na dobrém nástupu záleží, dokládá například metaanalýza Bauerové a kolegů. Konkrétní procenta si ale nepůjčujte, raději si změřte vlastní: kolik lidí odejde ve zkušební době a co o prvních dnech řeknou po měsíci.

05Co musí portál splňovat podle zákona

Zaměstnanecký portál žádný zákon nepřikazuje. Jakmile do něj ale přesunete dokumenty, oznámení nebo výplatní pásky, platí pro ně stejná pravidla jako pro papír a u elektronického doručování pár pravidel navíc. Nejdůležitější:

Oznámení může zaměstnanec podat i mimo firmu přímo Ministerstvu spravedlnosti a nemusí přitom nejdřív využít firemní kanál. I proto se vyplatí mít vlastní kanál srozumitelný a důvěryhodný: když lidé věří, že se s oznámením něco stane, spíš ho podají uvnitř firmy.

Adresář a GDPR: co tam patří a co ne

• Běžně v pořádku: jméno, pozice, oddělení, místo práce, pracovní telefon a pracovní e-mail. Tyhle údaje s prací přímo souvisejí.
• Fotka: mluvčí ÚOOÚ v roce 2019 u dotazu velké firmy uvedl, že fotky v interním systému, které slouží k rozpoznání kolegů, lze opřít o oprávněný zájem zaměstnavatele. Někteří právníci ale trvají na souhlasu. Nejbezpečnější je fotka dobrovolná, kterou si zaměstnanec nahraje a smaže sám. Obecná pravidla pro fotky zaměstnanců shrnuje ÚOOÚ v otázkách a odpovědích.
• Jen dobrovolně: soukromý mobil, narozeniny, bydliště nebo rodinný stav. Zobrazovat je jen tehdy, když si je zaměstnanec sám zapne.
• Nikdy: rodné číslo, výše mzdy, zdravotní údaje nebo důvod nepřítomnosti. Kolegům stačí vědět „nepřítomen do pátku“.

06Jak zjistit, co vaši lidé od portálu chtějí

Častá chyba je navrhnout portál podle organizačního schématu: sekce pro personální, pro IT, pro ekonomické. Zaměstnanec ale nepřemýšlí, které oddělení mu pomůže. Chce požádat o dovolenou. Konzultant Gerry McGovern pro to popsal metodu top tasks: lidé z dlouhého seznamu úkolů vyberou ty, na kterých jim nejvíc záleží, a obvykle vyjde méně než deset, často méně než pět. V malé firmě to zvládnete za pár dní:

1. Sepište 30 až 50 věcí, kvůli kterým lidé dnes volají, píšou nebo chodí do kanceláře. Pomůže projít e-maily personalistky a recepce za poslední měsíc.
2. Dejte seznam všem zaměstnancům, i lidem z provozu, ať každý označí pět věcí, které jsou pro něj nejdůležitější. Na papíře, ve formuláři nebo na poradě.
3. Promluvte si s pěti lidmi z různých míst firmy: s nováčkem, se služebně nejstarším, s člověkem z výroby, s vedoucím a s někým, kdo pracuje venku.
4. Prvních pět úkolů dejte na úvodní stránku portálu. Zbytek schovejte do vyhledávání.
5. Po třech měsících se podívejte, co lidé v portálu opravdu dělají a co pořád řeší telefonem.

07Nejčastější chyby

• Portál jen pro kancelář. Když se do něj nedostanou lidé z provozu, vznikne firma dvou rychlostí. A ti, kteří informace potřebují nejvíc, se k nim nedostanou.
• Nástěnka místo nástroje. Samé novinky a žádná věc, kterou by si člověk v portálu vyřídil. Lidé se vracejí tam, kde jim něco ušetří čas.
• Obsah bez vlastníka. Každá stránka a každý návod potřebuje konkrétního člověka, který ho udržuje. Jinak za půl roku nikdo neví, co platí.
• Zaplavení notifikacemi. Když portál posílá upozornění na každou maličkost, lidé je vypnou a přijdou i o ta důležitá. Jak s notifikacemi zacházet, rozebíráme v článku Jak udržet uživatele aplikace.
• Sledování místo služby. Statistiky čtení pomáhají zjistit, co lidé nenacházejí. Jakmile ale portál začne sloužit ke kontrole jednotlivců, důvěra zmizí. Kontrolu zaměstnanců navíc omezuje § 316 zákoníku práce.
• Kanál pro oznamovatele, do kterého vidí IT. Oznámení smí číst jen příslušná osoba. Běžná personální agenda, kde správce vidí všechno, zákon nesplní.

08Hotový intranet, nebo portál na míru?

Pokud máte všichni firemní účty Microsoft 365 nebo Google Workspace a stačí vám novinky, dokumenty a adresář, začněte s tím, co už platíte. Portál na míru dává smysl, když potřebujete pustit dovnitř lidi bez firemního e-mailu, napojit docházku, mzdy nebo sklad, řídit žádosti podle vlastních pravidel, nebo když byste jinak platili licence pro desítky lidí, kteří portál otevřou jen kvůli výplatní pásce a směnám.

V naší kalkulačce systémů na míru vychází interní portál orientačně na 180 000 až 350 000 Kč bez DPH a 8 až 14 týdnů vývoje, pro běžné úkony stačí mobilní web, samostatná aplikace s notifikacemi a prací offline je doplněk za 150 000 Kč. Jde o orientační cenu, ne o strop: portál pro stovky lidí s napojením na výrobu vyjde dráž. Jak spolupráce probíhá, popisujeme na stránce Jak to probíhá, ceny dalších služeb najdete v ceníku. Jak portál chránit, shrnuje článek Bezpečnost dat v systému na míru.

09Časté otázky

10Zdroje

• Gallup: State of the Global Workplace, Czech Republic, 2026
• Gallup: State of the Global Workplace, regionální data, 2026
• Eurostat: isoc_ci_cm_pn2, zaměstnanci s přístupem k internetu podle odvětví, 2025
• Eurostat: lfsa_egan2, zaměstnanost podle odvětví, 2025
• ČSÚ: Využívání ICT v podnikatelském sektoru 2025
• Staffbase a YouGov: Employee Communication Impact Study 2025
• Nielsen Norman Group: Intranet Search, 2022
• Nielsen Norman Group: Suggested Employee Search
• Bauer a kol.: Newcomer adjustment during organizational socialization, Journal of Applied Psychology, 2007
• SHRM Foundation: Onboarding New Employees, 2010
• Gallup: State of the American Workplace, 2017
• Brandon Hall Group: The True Cost of a Bad Hire, 2015
• A List Apart: What Really Matters, Focusing on Top Tasks, 2015
• Zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů
• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
• Sněmovní tisk 300, novela zákoníku práce
• Ministerstvo spravedlnosti: oznamovací systém
• ÚOOÚ: otázky a odpovědi pro zaměstnavatele