Rozpočet na rok 2027: kolik vás krabicové CRM skutečně stojí za 5 let?

01Z čeho se skládá skutečná cena CRM

Skutečnou cenu systému popisuje TCO (Total Cost of Ownership), tedy celkové náklady na vlastnictví za celou dobu používání. U krabicového CRM se skládají ze sedmi položek a v ceníku uvidíte jen tu první.

1. Licence za uživatele. Platíte měsíčně nebo ročně za každého člověka, který se do systému přihlásí. Přijmete obchodníka, cena roste. Levné tarify bývají jen lákadlo, důležité funkce (automatizace, reporty, oprávnění) jsou až v dražších tarifech.
2. Zdražování. Ceny cloudových služeb rostou. Výrobci běžně zdražují o 5 až 10 % ročně, občas skokově při přepracování tarifů. Za pět let se tak roční platba snadno zvedne o třetinu.
3. Placené doplňky a vyšší tarif. Chybí vám pokročilé reporty, víc automatizací nebo API? Buď dokoupíte modul, nebo přejdete celou firmou na dražší tarif. Často se platí i za úložiště nebo počet kontaktů.
4. Implementace a nastavení. Nastavení polí, obchodních fází, rolí a automatizací dělá partner nebo někdo z vašich lidí. U větších CRM jde běžně o stovky tisíc korun.
5. Integrace. Napojení na české účetnictví (Pohoda, Money, ABRA), e-shop nebo bankovní výpisy často hotové neexistuje. Řeší se přes propojovací nástroje (Make, Zapier) s měsíčním poplatkem, nebo vývojem na zakázku.
6. Čas v Excelu a ruční práce. Co CRM neumí, dělají lidé ručně: přepisování objednávek, exporty, párování plateb, reporty pro vedení. Je to největší skrytá položka, proto ji rozebíráme zvlášť.
7. Závislost na dodavateli (lock-in). Data i procesy máte v cizím systému. Odchod znamená migraci a přeškolení, takže zdražení prakticky musíte přijmout.

U systému na míru jsou náklady rozložené jinak: jednorázová investice do analýzy a vývoje, pak roční provoz (hosting, zálohy, monitoring, podpora) a rozpočet na rozvoj. Licence za uživatele neplatíte, takže 25 lidí stojí stejně jako 60.

02Kolik stojí populární CRM v roce 2026

Za uživatele a měsíc zaplatíte u tarifu, který firma s automatizacemi a reporty reálně potřebuje, zhruba 800 až 4 750 Kč. Pořád ale dostanete hotový produkt pro tisíce jiných firem, který umí jen to, co potřebují všichni. To, čím se liší právě vaše firma, v něm nenajdete v žádném tarifu.

Ceny jsou bez DPH, z oficiálních ceníků výrobců a platí k datu vydání článku. Zahraniční CRM se platí v eurech. Na koruny jsme je přepočetli kurzem 24,3 Kč za euro, skutečná částka se proto mění i s kurzem koruny.

Dvě čerstvé zprávy ukazují, proč se v rozpočtu vyplatí počítat se zdražováním:

• Salesforce 3. září 2026 přestavěl ceník. Tarif Enterprise za 175 € (cca 4 250 Kč) nahradil Core za 195 € (cca 4 740 Kč) za uživatele a měsíc, tedy zdražení o 11 %. (Salesforce Dictionary) Přitom už v srpnu 2025 zdražil tarify Enterprise a Unlimited zhruba o 6 %.
• Pipedrive má podle oficiálního ceníku tarif Premium za 59 € (cca 1 430 Kč) za uživatele a měsíc. Některé srovnávače přitom stále uvádějí starou cenu 49 USD, podle nich byste rozpočet podhodnotili.

03Výpočet: malá, střední a velká firma za 5 let

Systém na míru vyšel levněji ve všech třech velikostech firem: malá firma ušetří kolem 78 000 Kč, střední přes 1,1 milionu a velká přes 4,8 milionu korun. Krabici jsme přitom porovnávali s nejlevnějším použitelným tarifem českého Raynetu. Oproti HubSpotu jsou úspory více než dvojnásobné.

Co je v číslech započítané:

• Krabice: licence se zdražováním 7 % ročně, nastavení, integrace, doplňky, propojovací nástroje a také čas, který lidé ztratí obcházením systému (v malé firmě hodina týdně na člověka, ve střední a velké 30 minut, hodina práce za 400 Kč).
• Na míru: vývoj (malá firma 250 000 Kč, střední 480 000 Kč, velká 1,5 milionu Kč), provoz 4 000 až 20 000 Kč měsíčně, rozpočet na rozvoj od druhého roku a 30 % původní ruční práce, která zůstane i v novém systému.

U velké firmy je nejlépe vidět, proč se licence za uživatele nevyplatí. Firma s 80 lidmi zaplatí v Raynetu Ultimate jen za licence 5,5 milionu korun za pět let, v HubSpotu přes 12 milionů. Systém na míru stojí stejně, ať ho používá 60, 80, nebo 100 lidí.

04Podrobný rozpis: střední firma s 25 uživateli

Bez započítání času zaměstnanců vyjde HubSpot na 4,20 mil. Kč, Raynet na 1,60 mil. Kč a systém na míru na 1,28 mil. Kč. Systém na míru je tedy nejlevnější i podle samotných faktur. Raynet předběhne ve třetím roce.

Modelová firma

Výrobní nebo velkoobchodní firma s 25 lidmi v systému: obchodníci, projektoví manažeři, výroba, fakturace a vedení. Potřebuje evidenci klientů a obchodních případů, zakázky, napojení na účetnictví Pohoda, reporty pro vedení a automatické notifikace.

Předpoklady

• Počet uživatelů je po celých 5 let stejný (25). Když firma roste, krabice úměrně zdražuje, systém na míru ne.
• Licence zdražují o 7 % ročně od druhého roku.
• HubSpot Sales Hub Professional: 90 € (cca 2 190 Kč) za uživatele a měsíc, povinný onboarding 1 470 € (cca 35 700 Kč), implementační partner 150 000 Kč, napojení na Pohodu přes konektor a propojovací nástroj 60 000 Kč jednorázově plus 3 000 Kč měsíčně.
• Raynet Professional: 799 Kč za uživatele a měsíc, nastavení 60 000 Kč, integrace 40 000 Kč jednorázově plus 2 000 Kč měsíčně za doplňky a propojovací nástroj.
• Systém na míru: vývoj 480 000 Kč (CRM, zakázky, napojení na účetnictví, reporty, import dat, notifikace), provoz 8 000 Kč měsíčně (hosting, zálohy, monitoring, SLA podpora), od druhého roku rozvoj 80 000 Kč ročně.
• Čas zaměstnanců v Excelu do tabulky nezahrnujeme. Rozebíráme ho v další kapitole zvlášť.

Náklady za 5 let podle položek

Všimněte si řádku s licencemi. U HubSpotu tvoří 90 % všech nákladů a nemáte je jak ovlivnit. Náš klient z kovovýroby platil za krabicové řešení a poplatky za uživatele přes 350 tisíc korun ročně, tedy částku právě mezi Raynetem a HubSpotem.

Jak se náklady sčítají v čase

Systém na míru stojí víc na začátku, pak ale náklady rostou jen pomalu. Krabice začíná levně a každý rok se prodražuje, protože licence zdražují a platíte je znovu a znovu.

05Skrytá položka: čas, který tým tráví obcházením systému

Když 25 lidí ztratí obcházením CRM jen 30 minut týdně, stojí to firmu kolem 230 000 Kč ročně, tedy přes 1,1 milionu za pět let. Tuhle částku v žádné faktuře neuvidíte, platíte ji ve mzdách.

Typické situace, kdy krabice nestačí a nastupuje Excel:

• obchodník přepisuje objednávku z CRM do účetnictví nebo výrobního plánu,
• fakturantka páruje platby s obchodními případy ručně,
• vedoucí každé pondělí skládá report z exportů, protože CRM neumí spojit data z obchodu a výroby,
• projektový manažer vede zakázky v tabulce, protože CRM zná jen „obchodní případ“, ne výrobní postup,
• někdo hledá, která verze tabulky je ta aktuální.

Jak to spočítat pro vaši firmu

Roční ztráta = lidé × hodiny týdně × 46 týdnů × hodinové náklady

Pro modelovou firmu: 25 lidí × 0,5 hodiny × 46 pracovních týdnů × 400 Kč = 230 000 Kč ročně. Hodina práce za 400 Kč odpovídá hrubé mzdě kolem 50 000 Kč měsíčně, když připočtete odvody zaměstnavatele.

Systém na míru většinu téhle práce zvládne automaticky, ať jde o přepisování, párování plateb, nebo reporty. Když odpadne 70 % ruční práce, ušetří firma zhruba 160 000 Kč ročně. To je víc, než stojí celý roční provoz systému v našem modelu.

K tomu přidejte náklady, které se vyčíslují hůř: chyby při přepisování (špatná cena v nabídce, zapomenutá faktura), zpožděná rozhodnutí kvůli neaktuálním číslům a frustraci lidí, kteří dělají práci za software.

06Malá firma o pár lidech: vyplatí se na míru i vám?

Ano. I firma s pěti lidmi podle našeho výpočtu ušetří za pět let kolem 78 000 Kč. Hlavně ale dostane nástroj, který odpovídá její práci od prvního dne. Malé firmy přitom ztrácejí obcházením krabice relativně nejvíc času, protože každý dělá víc rolí najednou.

Pět lidí v malé firmě typicky řeší obchod, nabídky, zakázky, fakturaci i komunikaci s klienty. Krabicové CRM pokryje obchod, zbytek skončí v Excelu, e-mailu a hlavě majitele. Systém na míru to všechno spojí na jednom místě.

U malé firmy navíc nemusíte začínat velkým systémem:

• automatizace jednoho procesu (třeba z poptávky rovnou nabídka a faktura) stojí od 90 000 Kč,
• klientská zóna pro vaše zákazníky od 150 000 Kč,
• CRM na míru od 250 000 Kč.

Systém pak roste s vámi. Když přijmete šestého, desátého nebo dvacátého člověka, neplatíte ani korunu navíc za licence. Orientační ceny všech služeb najdete v ceníku.

07Co krabicové CRM neumí a nikdy umět nebude

Krabicové CRM je navržené pro „průměrnou firmu“, která neexistuje. Výrobce musí vyhovět tisícům zákazníků najednou, takže vaše konkrétní potřeby nikdy nebudou jeho prioritou.

• Vaše procesy. Krabice má pevně daný postup: poptávka, obchod, uzavření. Zakázkovou výrobu, servisní intervaly, schvalování nabídek ve třech krocích nebo vlastní tvorbu cen v ní můžete jen obcházet.
• Propojení s celou firmou. Napojení na výrobu, sklad, účetnictví, e-shop nebo banku krabice buď nemá vůbec, nebo ho doplácíte přes další nástroj. V systému na míru máte všechna data na jednom místě.
• Přesně ty obrazovky, které lidé potřebují. Technik v terénu nepotřebuje 40 polí obchodníka. V krabici je stejně vidí, v systému na míru má jednu jednoduchou obrazovku.
• Nová funkce, když ji potřebujete. U krabice čekáte, jestli ji výrobce někdy přidá. Na míru ji naprogramujeme v řádu týdnů.
• Vlastnictví. Kód, data i přístupy jsou vaše. Žádné zdražení, které musíte přijmout, žádná závislost na výrobci, žádné licence.

Krabice vás nutí měnit procesy podle softwaru. Systém na míru dělá přesně opak.

08Poznáte, že vás krabice brzdí?

Pokud se v některém z bodů níže poznáte, krabicové CRM vás už teď stojí víc, než si myslíte. Platí to pro firmu s pěti lidmi stejně jako pro firmu se stovkou.

Typické signály:

• platíte licence pro lidi, kteří do CRM jen nahlížejí nebo zapisují jednu věc (výroba, sklad, technici),
• máte vedle CRM tři nebo více tabulek, bez kterých firma nefunguje,
• přepisujete stejná data do dvou systémů,
• dodavatel CRM už druhý rok „zvažuje“ funkci, kterou potřebujete,
• každý rok platíte za licence a doplňky víc než loni,
• váš způsob práce je konkurenční výhoda, kterou nechcete ohýbat podle šablony.

Hybridní cesta: nemusíte měnit všechno najednou

Mezi „zůstat v krabici“ a „postavit vše znovu“ existují dva mezistupně:

1. Krabice plus vlastní nadstavba. CRM ponecháte pro obchodníky a na míru postavíte jen to, co v něm chybí: zakázkový modul, napojení na výrobu nebo klientskou zónu. Oba systémy propojí API. Hodí se jako první krok, pokud vám s dodavatelem krabice ještě běží smlouva.
2. Postupný přechod. Systém na míru začne jednou agendou (třeba zakázkami) a další převezme po etapách. Krabicové licence rušíte postupně, jak lidé přecházejí. Riziko se rozloží a první úsporu uvidíte během pár měsíců.

Obě cesty začínají stejně, analýzou toho, co se ve firmě skutečně děje a kolik vás to dnes stojí.

09Checklist pro rozpočet na rok 2027: 7 otázek před rozhodnutím

Než podepíšete prodloužení licence nebo objednáte vývoj, projděte si s vedením těchto sedm otázek. Odpovědi vám řeknou víc než jakékoli srovnání tarifů.

1. Kolik jsme za CRM a všechny doplňky zaplatili letos? Sečtěte faktury za licence, doplňky, middleware a externí konzultanty. Ne ceník, skutečné faktury.
2. Kolik uživatelů budeme mít za 3 roky? Vynásobte je cenou za uživatele a připočtěte zdražení 7 % ročně.
3. Kolik hodin týdně tým tráví v Excelu a přepisováním? Zeptejte se lidí přímo, ne vedoucích. Dosaďte do vzorce výše.
4. Které tři funkce nám v současném systému nejvíc chybí? A kolik by stál vyšší tarif nebo doplněk, který je přinese?
5. Jakou máme výpovědní lhůtu a prodlužuje se smlouva automaticky? Roční předplatné se často obnovuje samo a vypovědět ho obvykle musíte 30 až 90 dní před koncem období.
6. Umíme svá data kdykoli vyexportovat v použitelné podobě? Včetně historie, příloh a vazeb mezi záznamy.
7. Je náš způsob práce standardní, nebo konkurenční výhoda? Každá firma má něco, čím se liší od konkurence. Právě to krabice neumí a právě to stojí za to naprogramovat.

Pokud vám u otázek 1 a 3 vyjde dohromady víc než 100 000 Kč ročně (a to se snadno stane i firmě s pěti lidmi), vyplatí se nechat si systém na míru nezávazně nacenit.

10Časté otázky

11Závěr: krabice je kompromis, systém na míru je investice

Ať máte 5, 25 nebo 80 lidí, systém na míru vás za pět let vyjde levněji a udělá přesně to, co vaše firma potřebuje. Krabice vždycky umí jen část, zbytek doplácíte v licencích, doplňcích a hodinách v Excelu.

Pokud teď skládáte rozpočet na rok 2027, udělejte si jednoduchý test: sečtěte loňské faktury za CRM, odhadněte čas v Excelu a porovnejte to s jednorázovou investicí. Přesnější představu vám dá naše kalkulačka.

Spočítejte si orientační cenu systému na míru za 60 sekund

Naklikáte, co potřebujete, a hned uvidíte cenu i termín. Přesnou nabídku s pevnou cenou pošleme do 2 pracovních dnů. Chcete to raději probrat po telefonu? Zavolejte na +420 771 166 199 a za 15 minut víte, kolik vám systém na míru ušetří.

12Zdroje

Ceny ověřeny k 27. 9. 2026 na ceníkách výrobců, bez DPH. Ceníky se mění, před rozhodnutím je ověřte u výrobce.

• Raynet: ceník
• Pipedrive: ceník
• HubSpot: Sales Hub pricing
• HubSpot: Sales Hub pricing guide
• Salesforce: Sales Cloud pricing (EU)
• Salesforce Dictionary: Salesforce Rebuilds Its Price List (3. 9. 2026)
• LeadHaste: Salesforce Pricing 2026 (zdražení v srpnu 2025)
• SaaS Switcher: Pipedrive pricing in 2026
• ČNB: kurzy devizového trhu