CRM a softvér na mieru pre realitných maklérov: web, klienti a obchody
Cez deň obhliadky, večer prepisovanie kontaktov a ponúk. Prejdite dvadsať možností vlastného CRM, webu a aplikácie pre realitného makléra a vyberte užitočnú prvú etapu.
CRM a softvér na mieru pre realitných maklérov môžu spojiť vlastný web, záujemcov, obhliadky a obchodné prípady do jedného pracovného miesta. Pre samostatného makléra má takýto systém zmysel najmä vtedy, keď skráti opakovanú administratívu a pomôže dodržať to, čo klientom sľúbil. Rozsah musí zodpovedať jeho práci aj rozpočtu.
Modelová situácia: vraciate sa z tretej obhliadky a volá majiteľ ďalšieho bytu. V telefóne hľadáte poznámku, komu ste sľúbili poslať pôdorys. Večer ešte upravíte cenu na webe, prepíšete nových záujemcov do tabuľky a pripravíte prehľad pre predávajúceho. Všetko ste zvládli, ale vlastnú prácu stále dokončujete po stretnutiach.
Riešením môže byť vlastné CRM. Rovnako dobre však môže pomôcť web na mieru prepojený s nástrojom, ktorý už používate. Ukážeme dvadsať konkrétnych možností a postup, ako vybrať prvú etapu bez zbytočne veľkého projektu.
01Čo má vlastný systém priniesť jednému maklérovi
Na začiatku dňa potrebujete vedieť, komu zavolať, kam ísť a čo pripraviť. Pri klientovi chcete dohľadať poslednú dohodu. Po stretnutí potrebujete rýchlo zapísať výsledok a ďalší krok. To je užitočnejšie zadanie než dlhý zoznam technológií alebo funkcií, ktoré možno raz využijete.
Vlastný softvér sa oplatí posudzovať spolu s webom a existujúcimi nástrojmi. Ak vaša kancelária alebo sieť ponúka povinný realitný systém, preveríme možnosti prepojenia a dostupné oprávnenia. Nová aplikácia nemá vytvoriť druhé miesto, kam musíte zadávať rovnaké údaje.
Opíšte nám svoj bežný pracovný deň. Navrhneme, či začať webom, prepojením alebo malým CRM. Prehľad možností nájdete aj pri riešeniach pre reality.
Pre širšie porovnanie si prejdite porovnanie hotového CRM a riešenia na mieru vrátane situácií, keď vlastný vývoj nedáva zmysel.
02Klienti a vlastné rozpracované obchody: päť funkcií
1. Kontakty spojené s nehnuteľnosťami
Pri človeku chcete vidieť, ktorú nehnuteľnosť predáva, na čo sa pýtal a ktoré ponuky navštívil. Jedna prehľadná karta prepojí tieto vzťahy. Pri ďalšom telefonáte nezačínate otázkou, odkiaľ sa poznáte, a nespoliehate sa iba na telefónny zoznam.
2. Dopyt, ktorý má ďalší krok
Nový kontakt potrebuje termín reakcie, poznámku a konkrétnu úlohu. Systém môže ponúknuť krátky zoznam nespracovaných dopytov. Ľahko tak rozoznáte človeka, ktorému ste poslali ponuku, od človeka, ktorému ste ešte vôbec neodpovedali.
3. Zapamätané požiadavky záujemcu
Rozpočet, lokalita, termín a spôsob financovania pomôžu pri ponuke ďalšej nehnuteľnosti. Po odmietnutej obhliadke zostane aj dôvod. Klientovi potom znovu neposielate byt, ktorý nevyhovuje rovnakou vlastnosťou ako ten predchádzajúci.
4. Prehľad osobných obchodov
Oddeľte kontakt, nábor nehnuteľnosti, aktívnu ponuku a rozpracovaný predaj. V každej fáze má byť jasné, čo čaká na vás a čo na klienta. Prehľad tak ukáže skutočné záväzky, nie iba počet farebných kartičiek.
5. Poznámky s rýchlym vyhľadaním
Krátky zápis po hovore je užitočný, ak ho neskôr nájdete pri správnom klientovi. Vyhľadávanie podľa mena, adresy či telefónu a jednoduché štítky pomôžu aj vtedy, keď si pamätáte iba časť predchádzajúcej dohody.
03Vlastný web ako súčasť práce: päť funkcií
6. Stránky služieb podľa toho, s čím pomáhate
Predaj, prenájom alebo pomoc s nákupom potrebujú zrozumiteľný postup a vlastnú výzvu na kontakt. Návštevník má pochopiť, čo urobíte vy, čo budete potrebovať od neho a ako začne prvý rozhovor. Samotná fotografia s telefónnym číslom tieto otázky nezodpovie.
7. Ponuky spravované na jednom mieste
Web môže čerpať schválené údaje z vášho CRM alebo súčasného realitného systému. Overíme, ako sú dostupné dáta, fotografie a zmeny stavu. Cieľom je upraviť ponuku raz a mať kontrolu, či sa zmena na web skutočne preniesla.
8. Formulár pre majiteľa nehnuteľnosti
Pri záujemcovi o predaj potrebujete iný kontext než pri záujemcovi o obhliadku. Krátky formulár môže zistiť typ nehnuteľnosti, lokalitu a plánovaný termín. Žiadosť o odhad označí ako podklad na konzultáciu, ak web neposkytuje overené automatické ocenenie.
9. Referencie s konkrétnym príbehom
Na vlastnom webe môžete predstaviť skutočne dokončené obchody a vysvetliť, čo ste pre klienta riešili. Administrácia má umožniť obsah ľahko aktualizovať a sledovať, ktoré podklady môžete zverejniť. Referencie nenahrádzajte vymyslenými výsledkami ani anonymnými superlatívmi.
10. Obsah podľa lokalít a potrieb klientov
Ak pracujete v určitej oblasti, venujte jej užitočný obsah: svoj postup, skúsenosti s typmi nehnuteľností a odpovede na časté otázky. Web má mať prehľadnú štruktúru a rýchle mobilné zobrazenie. Samotné množenie takmer rovnakých stránok pre rôzne mestá nepridáva hodnotu.
Samostatne rozoberáme aj to, ako vzniká web na mieru, od zadania a administrácie po prepojenie s chodom firmy.
04Obhliadky a práca v teréne: päť funkcií
11. Kalendár s podkladmi k návšteve
Pri termíne chcete adresu, kontakt, dohodnuté podmienky a potrebné dokumenty. Kalendár môže počítať s časom na presun a ukazovať kolízie. Nemusíte pred každým stretnutím otvárať niekoľko priečinkov, aby ste si znovu pripravili kontext.
12. Potvrdenie a zmena termínu
Klient môže dostať potvrdenie a jednoduchú možnosť oznámiť zmenu. Podľa vášho postupu termín schvaľujete vy alebo si záujemca vyberá z ponúknutých časov. Otvorený kalendár pre kohokoľvek nie je nevyhnutný pre každého makléra.
13. Výsledok obhliadky z telefónu
Po návšteve zapíšete záujem, výhrady a dohodnutý ďalší krok. Formulár musí byť krátky a použiteľný jednou rukou. Ak údaje doplníte hneď, večer nemusíte spätne rozlišovať niekoľko podobných rozhovorov.
14. Fotografie a súbory pri správnom prípade
Fotografie stavu nehnuteľnosti, pôdorys a pracovné podklady patria ku konkrétnej ponuke. Systém môže rozlíšiť interné fotografie od schválených marketingových materiálov. Pri odosielaní klientovi potom vyberáte z pripravenej sady, nie z celej galérie telefónu.
15. Jasná informácia o uložení
Pri slabom signáli musíte rozpoznať, či sa poznámka uložila. Ak potrebujete prácu bez internetu, navrhne sa miestne uloženie, neskoršia synchronizácia a riešenie konfliktov. Samotné zobrazenie aplikácie v telefóne ešte neznamená, že funguje offline.
Ktorú z týchto vecí dnes večer prepisujete? Prejdeme ju s vami a navrhneme prvé užitočné prepojenie.
05Starostlivosť o klienta a prehľad o práci: päť funkcií
16. Prehľad pre predávajúceho
Majiteľ môže dostať schválený súhrn obhliadok, spätnej väzby a ďalších krokov. Niekedy postačí pripravený report, inokedy klientsky portál. Vyberte formu podľa toho, ako často informácie poskytujete a aké informácie klient skutočne potrebuje.
17. Dokumenty a dohodnuté termíny
Kontrolný zoznam ukáže, ktoré podklady čakajú na doplnenie a kto ich má dodať. Podpisové riešenie možno napojiť podľa typu dokumentu a vybraného poskytovateľa. Systém musí rozlišovať odoslaný návrh od dokumentu skutočne dokončeného a vráteného.
18. Náklady a očakávaná odmena
Pri prípade evidujte fotografovanie, propagáciu a ďalšie náklady spolu s očakávanou odmenou. Prijatá provízia je samostatný údaj. Jednoduchý prehľad pomôže rozhodnúť, kde má zmysel ďalší výdavok a ktoré obchody potrebujú pozornosť.
19. Pripomenutie následnej starostlivosti
Po odovzdaní môže systém pripomenúť dohodnutý servis alebo budúci kontakt. Pri každom klientovi uchováte preferovaný spôsob komunikácie a príslušné obmedzenia. Automatizácia má rešpektovať vzťah s človekom, nie posielať rovnakú správu celej databáze.
20. Meranie cesty od webu k obchodu
Pri kontakte možno uchovať zdroj dopytu a následný výsledok. Uvidíte tak, ktoré stránky alebo kampane prinášajú relevantné rokovania. Kliknutie na telefón nie je to isté ako uskutočnené stretnutie a odoslaný formulár ešte neznamená získaný obchod.
06Modelový deň s prepojeným webom a CRM
Ráno otvoríte prehľad troch úloh: zavolať novému predávajúcemu, doplniť podklad k ponuke a potvrdiť popoludňajšiu obhliadku. Pri novom kontakte už vidíte formulár z webu aj nehnuteľnosť, ktorej sa týka. Po hovore doplníte termín a ďalší krok.
Po obhliadke zapíšete výsledok z telefónu. Klientovi pošlete schválený pôdorys, predávajúcemu pripravíte súhrn a na ďalší deň nastavíte pripomienku. Tento model nevyžaduje, aby sa každá činnosť automatizovala. Podstatné je, že informácie nadväzujú a nevznikajú znovu na troch miestach.
- Telefón klientaModel: pred prepojením: 2Model: cieľový návrh: 1
- Termín obhliadkyModel: pred prepojením: 2Model: cieľový návrh: 1
- Poznámka z obhliadkyModel: pred prepojením: 1Model: cieľový návrh: 1
Ilustračný model, nie meranie. Telefón je v kontaktoch aj pracovnej tabuľke (2); termín v plánovacej tabuľke aj kalendári (2). V návrhu sa zadáva do jedného prepojeného prehľadu. Poznámku z obhliadky stále píše maklér raz (1). Nejde o záruku úspory; prípadné partnerské API treba overiť.
07Ako začať, keď nemáte vlastného IT človeka
V Listify najskôr prejdeme súčasné nástroje a váš bežný deň. Vyberieme jeden problém s jasným výsledkom, napríklad prepojenie dopytu z webu s úlohou v CRM. Návrh si vyskúšate na telefóne ešte pred dokončením vývoja a overíte aj nepríjemné situácie: zmenu termínu, opakovaný kontakt alebo chýbajúci podklad.
Kontakty z tabuľky či pôvodného systému najprv otestujeme na vzorke. Zjednotíme potrebné polia a navrhneme kontrolu duplicít. Históriu a dokumenty neprevádzame naslepo; musí byť jasné, komu patria a kde sa overí správnosť importu.
Pri odovzdaní potrebujete vedieť upraviť web, založiť prípad, nájsť klienta a požiadať o pomoc. Prevádzku a ďalší rozvoj rieši dohodnutá správa. Ujasnite si náklady na hosting a externé služby, prístupy k účtom, zálohy, export dát a podmienky prevzatia iným dodávateľom.
Pri príprave prevodu pomôže sprievodca migráciou dát zo starého systému, najmä kontrola väzieb, duplicít a skúšobného importu.
08Čo ovplyvní cenu a kedy vlastné CRM nekupovať
Rozpočet závisí od rozsahu webu, pracovných postupov, importu dát, počtu prepojení a prípadného klientskeho portálu. Natívna mobilná aplikácia je ďalšia časť projektu s vlastnou údržbou. Porovnávajte celú prevádzku, nielen sumu za prvý vývoj.
| Čo potrebujete | Čím začať |
|---|---|
| Profesionálnu prezentáciu a vlastné dopyty | Webom na mieru s formulármi |
| Odstrániť dvojité zadávanie ponúk | Overením prepojenia so súčasným softvérom |
| Vlastný postup od kontaktu po servis | Malou prvou verziou CRM |
Ak vám stačia kontakty, úlohy a kalendár, hotový nástroj môže byť lacnejší aj rýchlejší. Vlastný vývoj nie je povinnou súčasťou profesionálnej práce. Má zmysel vtedy, keď rieši konkrétne obmedzenie, ktorého odstránenie zodpovedá investícii a ďalším nákladom.
Pri porovnávaní dodávateľov využite otázky na výber firmy na vývoj softvéru; pomôžu prebrať nielen cenu, ale aj odovzdanie a podporu.
09Časté otázky
Má CRM na mieru zmysel pre jedného makléra?
Môže mať, ak potrebujete vlastné pravidlá či prepojenia. Samotná evidencia niekoľkých kontaktov zvyčajne vlastný vývoj nevyžaduje. Najprv porovnáme menší zásah a hotové nástroje.
Môžem začať iba vlastným webom?
Áno. Web môže odovzdávať kontakty do súčasného systému a ďalšie funkcie pribudnú neskôr. Vopred overíme, aké napojenie váš nástroj umožňuje.
Budem môcť meniť ponuky bez programátora?
To je bežná požiadavka do zadania. Administrácia sa navrhne pre texty, fotografie a údaje, ktoré chcete spravovať sami, vrátane kontroly pred zverejnením.
Musím mať aplikáciu z App Storu?
Nie. Na mnoho každodenných činností stačí webová aplikácia prispôsobená telefónu. Samostatnú aplikáciu posúdime podľa konkrétnych potrieb.
Ako dlho trvá spustenie?
Záleží na rozsahu a pripravenosti podkladov aj napojení. Termín prvej etapy určíme po vyjasnení zadania. Web s formulárom je iný projekt než CRM s portálom a mobilnou aplikáciou.
Čo ak neskôr rozšírim tím?
Pri návrhu môžeme počítať s budúcimi rolami a zdieľaním. Funkcie pre tím však nemusíte vyvíjať všetky hneď, ak ich zatiaľ nepotrebujete.
10Začnime tým, čo vám dnes berie čas
Web, CRM a aplikáciu navrhneme podľa spôsobu, akým získavate obchody a staráte sa o klientov. Nepotrebujete technický slovník ani hotovú špecifikáciu. Potrebujeme spoznať prácu, ktorú má systém uľahčiť.
Dohodnite si konzultáciu k CRM a webu pre realitného makléra. Napíšte, aké nástroje používate a ktoré tri úlohy by ste chceli zjednodušiť. Podľa toho navrhneme prvú etapu.