B2B e-shop: Individuálne cenníky, splatnosti a opakované objednávky

01Začnite pravidlami konkrétnych odberateľov

Vyberte niekoľko typických zákazníkov a opíšte, ako dnes nakupujú. Zahrňte menšiu firmu s bežným cenníkom, odberateľa s dohodnutými cenami aj spoločnosť s viacerými pobočkami. Pri každom uveďte sortiment, cenu, spôsob úhrady, dodacie adresy a ľudí oprávnených objednávať.

Získate podklad na rozhodnutie, čo musí portál zvládnuť pri prvom spustení. Oddeľte pravidlá nevyhnutné na prijatie objednávky od funkcií pre pohodlnejší nákup, ktoré môžu pribudnúť neskôr. Dodávateľovi dajte anonymizované príklady objednávok a cenníkov, nie iba názvy požadovaných funkcií.

02Cenník potrebuje jasnú prioritu aj platnosť

„Každý zákazník má svoju cenu“ môže znamenať pevnú cenu položky, zľavu zo základného cenníka alebo zvýhodnenie podľa množstva. Určte, čo sa stane pri súbehu pravidiel. Má zmluvná cena prednosť pred akciou? Sčítavajú sa zľavy? Aká cena platí po prepnutí pobočky?

Shopify napríklad používa B2B katalógy na určenie sortimentu a cien. Rozsah katalógov a možnosti priradenia firmám či pobočkám závisia od programu predplatného. Označenie platformy ako „B2B“ preto ešte nepotvrdzuje, že zvládne vaše cenové výnimky.

Do zadania pridajte menu, platnosť ceny, predajnú jednotku, minimálny odber a násobky balenia. Rozhodnite, ako sa zobrazia dane a doprava, a nastavenie overte s účtovníkom pre trhy, na ktorých predávate. Ak individuálna cena chýba, systém nemá bez vášho rozhodnutia použiť náhodnú verejnú cenu.

Výsledok musí byť vysvetliteľný: pracovník podpory má vedieť zistiť, z ktorého pravidla cena vychádza. Pri otvorení starého košíka má systém podľa dohodnutých podmienok zachovať platnú ponuku alebo cenu prepočítať a pred potvrdením upozorniť na zmenu.

03Splatnosť oddeľte od povolenia nakupovať na faktúru

Určte, kto môže získať odloženú platbu, kto ju schvaľuje a odkedy sa lehota počíta. Dátum objednávky, vystavenia dokladu a dodania môžu viesť k odlišnému výsledku. Ak majú pobočky rozdielne dohodnuté podmienky, portál musí pri nákupe použiť tie správne.

Dokumentácia Shopify rozlišuje viac typov splatnosti a uvádza, že uplynutie termínu samo automaticky nestiahne platbu. V zadaní preto samostatne opíšte výpočet dátumu splatnosti, prijatie úhrady aj kontrolu nezaplatených objednávok.

Ak používate úverový limit, teda najvyššiu schválenú neuhradenú sumu, určte spôsob výpočtu. Počítajú sa aj prijaté objednávky, ktoré ešte neboli vyfakturované? Čo sa stane, keď účtovníctvo ešte nevidí dnešnú platbu? Praktickou možnosťou je pozastaviť objednávku na kontrolu alebo ponúknuť platbu vopred. Výnimku musí schváliť oprávnený človek a systém ju má zaznamenať.

04Firemný účet nie je jeden používateľ

Oddeľte účet odberateľskej spoločnosti od prihlásení jej zamestnancov. Spoločné heslo sťažuje zistenie, kto objednával, aj odobratie prístupu človeku, ktorý odišiel. Nasledujúca tabuľka je návrh rolí, nie povinné nastavenie pre každú firmu.

Adobe Commerce dokumentuje samostatné firemné oprávnenia na nákup, zobrazenie objednávok, správu používateľov aj schvaľovanie. Pri vybranom riešení si nechajte predviesť potrebné roly aj obmedzenie prístupu medzi firmami a pobočkami.

05Opakovanie objednávky má pripraviť nový nákup na kontrolu

Pre pravidelných odberateľov navrhnite nákup podľa produktových kódov, uloženého zoznamu alebo predchádzajúcej objednávky. Napríklad Adobe Commerce ponúka opakovane použiteľné nákupné zoznamy, z ktorých sa položky pridávajú do košíka.

Opakovanie však nemá slepo kopírovať historické podmienky. Pred potvrdením overte aktuálnu dostupnosť, cenu podľa platných dohôd, balenie a oprávnenia používateľa. Pri vyradenom produkte zobrazte problém a prípadnú náhradu ponúknite na schválenie. Položku nevynechajte bez upozornenia.

Modelový príklad: pobočka opakuje mesačnú objednávku. Jeden výrobok sa už predáva v inom balení a druhý nie je na sklade. Portál pripraví zvyšok košíka, viditeľne vypíše obe zmeny a nechá nákupcu rozhodnúť. Nákupca tak nemusí znova hľadať celý sortiment a zmeny v dodávke má pred sebou.

06Preverte prepojenie so skladom a účtovníctvom

Pre ceny, dostupnosť, zákaznícke podmienky a doklady určte hlavný zdroj údajov. Pri prepojení s internými systémami riešte aj aktuálnosť údajov a výpadok spojenia. Keď nemožno potvrdiť cenu alebo limit, určte, či sa objednávka uloží na ručnú kontrolu. Zákazník má rozlíšiť prijatú požiadavku od potvrdenej objednávky.

Pilotnú prevádzku postavte na konkrétnych situáciách: prepnutie pobočky, súbeh dvoch cenníkov, ponuka s uplynutou platnosťou, prekročený limit, neprítomný schvaľovateľ, nedostupná položka a prerušené spojenie. Overte aj to, že používateľ jednej firmy nezíska cenník či doklad inej firmy. Sledujte celý nákup až po interné spracovanie.

07Časté otázky pri výbere riešenia

Pošlite nám, ako u vás funguje veľkoobchodné objednávanie. Prejdeme, čo má prvá verzia portálu prevziať a ktoré situácie treba vyriešiť ešte pred návrhom obrazoviek.