B2B e-shop: Individuální ceníky, splatnosti a opakované objednávky

01Začněte pravidly pro konkrétní odběratele

Vyberte několik typických zákazníků a sepište, jak dnes nakupují. Zahrňte menší firmu s běžným ceníkem, odběratele se sjednanými cenami a společnost s více pobočkami. U každého popište sortiment, cenu, způsob úhrady, dodací adresy a lidi, kteří smějí objednávat.

Vznikne vám podklad pro rozhodnutí, co má portál umět při prvním spuštění. Seznam rozdělte na pravidla nutná pro přijetí objednávky a pohodlnější funkce, které mohou přijít později. Dodavateli předávejte anonymizované příklady objednávek a ceníků, ne jen seznam názvů funkcí.

02Ceník musí mít jasnou prioritu a platnost

„Každý zákazník má svou cenu“ může znamenat pevnou cenu konkrétní položky, slevu ze základního ceníku nebo zvýhodnění podle množství. Určete, co platí, když se pravidla překrývají. Má smluvní cena přednost před akcí? Sčítají se slevy? Která cena platí při přepnutí pobočky?

Shopify například používá B2B katalogy k určení sortimentu a cen. Rozsah katalogů a možnosti přiřazení firmám či pobočkám závisejí na tarifu. Samotné označení platformy jako „B2B“ tedy ještě nepotvrzuje, že pokryje vaše ceníkové výjimky.

Do zadání zahrňte také měnu, platnost ceny, jednotku prodeje, minimální odběr a násobky balení. Rozhodněte, jak se zobrazují daně a doprava, a nastavení potvrďte s účetní pro obsluhované trhy. Chybějící individuální cena nesmí bez vašeho rozhodnutí skončit jako náhodná veřejná cena.

Požadujte vysvětlitelný výsledek: pracovník podpory má umět zjistit, z jakého pravidla cena vznikla. Když zákazník otevře starý košík, systém má podle sjednaných pravidel buď zachovat platnou nabídku, nebo přepočítat cenu a změnu před potvrzením ukázat.

03Splatnost oddělte od povolení nakoupit na fakturu

Určete, kdo může odloženou platbu získat, kdo ji schvaluje a od jakého okamžiku se termín počítá. Jiný výsledek dává datum objednávky, vystavení dokladu a dodání. Pokud sjednáváte různé podmínky pro pobočky, musí je portál při nákupu správně použít.

Dokumentace Shopify rozlišuje několik typů splatnosti a uvádí, že vypršení termínu samo automaticky nestrhne platbu. V zadání proto samostatně popište výpočet data splatnosti, přijetí úhrady i kontrolu nezaplacených objednávek.

Pokud používáte úvěrový limit, tedy maximální schválenou neuhrazenou částku, určete jeho výpočet. Počítají se i přijaté, dosud nevyfakturované objednávky? Co udělá systém, když účetnictví ještě nevidí dnešní platbu? Praktickou variantou může být pozastavení objednávky ke kontrole nebo nabídka platby předem. Výjimku musí schválit oprávněný člověk a zůstat po ní záznam.

04Firma není jeden uživatel

Oddělte účet odběratelské společnosti od přihlášení jednotlivých zaměstnanců. Sdílené heslo ztěžuje zjištění, kdo objednávku vytvořil, i odebrání přístupu člověku, který odešel. Následující tabulka je návrh rolí, nikoliv povinné nastavení pro každou firmu.

Adobe Commerce dokumentuje samostatná firemní oprávnění pro nákup, zobrazení objednávek, správu uživatelů i schvalování. U vybraného řešení si nechte předvést potřebné role včetně omezení přístupu mezi firmami a pobočkami.

05Opakování objednávky má připravit nový nákup ke kontrole

Pro pravidelné odběratele navrhněte nákup podle kódů produktů, uloženého seznamu nebo minulé objednávky. Například Adobe Commerce nabízí opakovaně použitelné nákupní seznamy, z nichž lze přidávat položky do košíku.

Opakování však nemá slepě kopírovat historické podmínky. Před potvrzením ověřte aktuální dostupnost, cenu podle platných dohod, balení i oprávnění uživatele. U zrušeného produktu ukažte problém a případnou náhradu nabídněte ke schválení. Položku tiše nevynechávejte.

Modelový příklad: pobočka opakuje měsíční objednávku. Jeden výrobek se nyní prodává v jiném balení a druhý není skladem. Portál připraví zbytek košíku, viditelně vypíše obě změny a nechá nákupčího rozhodnout. Nákupčí tak nemusí znovu hledat celý sortiment a změny v dodávce má před sebou.

06Ověřte návaznost na sklad a účetnictví

Pro ceny, dostupnost, zákaznické podmínky a doklady určete hlavní zdroj dat. U propojení s interními systémy řešte i stáří údajů a výpadek. Pokud se nedaří potvrdit cenu nebo limit, rozhodněte, zda se objednávka uloží k ruční kontrole. Zákazník má poznat rozdíl mezi přijatým požadavkem a potvrzenou objednávkou.

Pilotní provoz postavte na konkrétních scénářích: přepnutí pobočky, překryv dvou ceníků, prošlá nabídka, překročený limit, nepřítomný schvalovatel, nedostupná položka a přerušené spojení. Přidejte kontrolu, že uživatel jedné firmy nezíská ceník ani doklad jiné firmy. Ověřujte celý nákup až do interního zpracování.

07Časté otázky při výběru řešení

Popište nám, jak u vás funguje velkoobchodní objednávání. Probereme, co má první verze portálu převzít a které situace je potřeba vyřešit ještě před návrhem obrazovek.